LEAN ved Helsefak i rute: Null forsinkelse

Nye maler, en tydelig avklart rollefordeling og satsing på effektiv kommunikasjon skal gjøre tilsettingen av stipendiater betydelig raskere.

Ulike farger på lappene gir ulik betydning i prosessen. Foto: Helsefak

Tre arbeidsgrupper har sett på hver sine utfordringer i forbindelse med tilsetting av stipendiater ved Helsefak. Det hele under paraplyen av fakultetets første Lean-prosess, Tilsetting av stipendiater eller prosessEN.

- Vi har sett på malverk, roller og regelverk og kommunikasjon, forteller prosessveileder Harald Lind. – Hensikten var å komme opp med tiltak som kan gjøre jobben enklere for alle involverte.

Fire intense arbeidsdager har resultert i en ny mal for betenkningen, en mal for bedømmelse av vitenskapelige stillinger og en intervjumal. Disse ble presentert i administrativt ledermøte 17. november.

- Det skal i tillegg sendes et notat til Avdeling for personal og økonomi (POA) for å se på POAs rolle som mellomledd mellom fakultetet og tjenestemannsorganisasjonene. En av arbeidsgruppene har sett spesielt på kommunikasjon.

- Vi foreslår blant annet at alle tilbud skal sendes på e-post for å spare tid. Gruppa mener også det er viktig å informere søkerne om tidsperspektivet i prosessen, for eksempel ved hjelp av nettstedet Jobbnorge, forteller Lind.

Snart klar for tavlemøter

ProsessEN går dermed over i en ny fase og er snart klar for sitt første tavlemøte. Arbeidsformen med regelmessige, korte tavlemøter er fortsatt ny for de aller fleste og den vil bli introdusert ved første møte. Det er tenkt at fokusgruppa i prosjektet deltar på tavlemøtene og at man etter hvert bytter ut medlemmene avhengig av hvilke institutt som har aktuelle tilsettingssaker på tavla.

- Vi har brukt mye administrative ressurser, men folk har gitt veldig positive tilbakemeldinger, sier Lind. – Det er krevende å leke med egen arbeidsdag. Men deltakerne har lært mye av hverandre på tvers av avdelinger og nivåer, og det virker som alle har tro på prosjektet, smiler han.

ProsessTO: Null forsinkelse

Prosessveileder Svein Are Tjeldnes leder diskusjonene med stø hånd. Foto: Helsefak

Etter administrasjonens fellestur til Malangen i september ble det bestemt at prosessTO skal handle om sensur. Nå står prosessveileder Svein Are Tjeldnes i startgropen og han beskriver stemningen som positiv.

– Det er opprettet en fokusgruppe, bestående av ansatte fra instituttet, fakultetet og fellesadministrasjonen. Fokusgruppen har valgt ut problemstillinger som det skal jobbes videre med i små grupper. Hovedmål videre er at det skal være 0 forsinkelse på sensur innen 3-ukersfristen, samt oppnå reduksjon i antall klager på sensur, sier han.

Smågruppene vil fortsette med å utarbeide forslag til beslutningsgrunnlag for å sette i gang konkret forbedringsarbeid.

– Målene er satt og vurdert til å være realistiske, og når vi når dem vil vi ha forenklet flere prosesser og spart ressurser som igjen kan benyttes til videre forbedringsarbeid, føyer Tjeldnes til.

– Gruppa har sterk tro på at dette arbeidet vil øke kvaliteten på både sensur og ikke minst måten vi gir tilbakemelding til studentene på. Så snart den faglige ledelsen ved fakultetet har foretatt beslutning rundt tiltakene, vil arbeidet videre dreie seg om å implementere disse.