Forskingsdataportalen UiT

Forvaltning av forskingsdata ved UiT har vore eit utviklingsprosjekt sidan 2015. Prosjektet er drifta i tett samarbeid mellom  Seksjon for forskning og utdanningskvalitet (SEFU), Avdeling for IT og Universitetsbiblioteket.

Prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata ved UiT blei vedtekne av Universitetsstyret 9. mars 2017. Regelverket gjeld frå 1. september 2017.

Nokre viktige punkt

• UiT har som hovudregel eigarskap til alle forskingsdata genererte av tilsette ved UiT.
• Alle prosjekt der handtering av forskingsdata er relevant, skal ha ein databehandlingsplan.
• Forskingsdata skal lagrast og arkiverast i UiT-godkjende system.
• Forskingsdata skal gjerast ope tilgjengelege, så framt det ikkje er juridiske, etiske, tryggleiksrelaterte eller kommersielle grunnar til å ikkje gjera det.

Bakgrunn

God forvaltning og deling av forskingsdata er eit sentralt prinsipp for UiT Noregs arktiske universitet. Prinsippet er forankra i verdien av auka gjennomsiktigheit og kvalitet i forskinga, og i samfunnsoppdraget vårt som breiddeuniversitet i nord. UiT sluttar seg til Forskningsrådets og EUs klåre målsetjingar og føringar for forvaltning av forskingsdata – «Åpen som standard» og «As open as possible, as closed as necessary».

Nasjonal strategi for tilgjengeliggjøring og deling av forskningsdata (KD 12/2017) slår fast tre grunnprinsipp for offentleg finansierte forskingsdata i Noreg: 1) Forskingsdata skal vera så opne som muleg, og så lukka som nødvendig. Dersom ingen legitime omsyn står i vegen, skal forskingsdata leggjast til rette for open tilgang. 2) Forskingsdata bør handterast og leggjast til rette slik at verdiane i dataa kan utnyttast best muleg. 3) Vedtak om arkivering og tilrettelegging av forskingsdata må takast i forskarfellesskapa.

Formålet med UiTs prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata er å avklara ansvar og gje rettleiing om korleis institusjonen og tilsette skal forvalta, dela og bevara forskingsdata i tråd med institusjonen sine administrative, finansielle og forskingsetiske retningsliner.

Universitetsbiblioteket tilbyr ei rekkje ulike kurs i handtering av forskingsdata. Les meir om dei på site.uit.no/rdm-training. 

Alle kurs blir gjevne både på norsk og engelsk.

Ei oversikt over komande kurs finn du øvst til høgre i Forskingsdataportalen.

Både UiT og forskingsfinansiørar som mellom anna Forskningsrådet og EUs forskingsråd stiller krav om at det til eit forskingsprosjekt skal lagast ein god plan for korleis data skal samlast inn, handsamast, arkiverast og delast.

Dersom prosjektet ditt inneheld fleire delprosjekt eller arbeidspakkar, så tilrår vi at du lagar éin samla plan der du beskriv datahandteringa i dei ulike delprosjekta/arbeidspakkane.

Det finst ulike malar for datahandteringsplanar, avhengig av prosjekttype:

• Jobbar du med eit prosjekt som skal meldast til NSD og/eller førehandsgodkjennast av REK, så tilrår vi at du brukar NSD sin mal.
• Jobbar du med eit prosjekt som er finansiert av Horizon 2020, så tilrår vi at du brukar malen i DMPonline.
• For alle andre prosjekt tilrår vi at du brukar UiT sin mal (norsk|engelsk).

Nokre døme på datahandteringsplanar finn du her.

Datahandteringsplanar på UiT skal følgjast opp etter Retningslinjer for oppfølging av datahåndteringsplaner ved UiTs enheter.  Ph.d.-/forskingsadministrasjonen på ditt fakultet kan gje deg meir informasjon om dette.

For rettleiing og tilbakemelding på utfylt plan kan du ta kontakt med UB på researchdata@hjelp.uit.no. Det vil også hjelpa oss med å planleggja og skalera støttetenestene våre. 

I tilfelle der forskningsdata blir genererte som del av eit forskningsprosjekt som er delvis eller fullt finansiert av ein tredjepart, skal det inngåast avtalar om eigarskap og rettigheiter til bruk av data og forskingsresultatar. Ulike avtalar gjeld i ulike samanhengar:

• Intensjonsavtalar/MoU (Memorandum of Understanding)
• Konfidensialitetsavtalar/NDA (Non-Disclosure Agreement) 
• MTA (Material Transfer Agreement)
• Kontraktar etc. for oppdrags- og bidragsprosjekt (eksternfinansierte prosjekt)  
• Avtalar med studentar
• Avtale om eksterne ph.d.-studentar
• Avtalar med gjesteforskarar

Informasjonstryggleik
Truslane mot UiT sine data og IT-ressursar er voksande. Det er difor viktig at vi sikrar oss, slik at vi reduserar vår sårbarhet og ikkje utsett oss for risikoar som kan medføra driftsstans, tap av truverd eller på annan måte skapa vanskar for forskarar, studentar eller informantar. Finn meir om informasjonstryggleik ved UiT her.

Eksterne infosider om datahandteringsplanar:

• NFR
• Horizon 2020

Behandling og lagring av forskningsdata kan vera utfordrande, spesielt for store datasett og data som er sensitive eller treng trygg lagring.

Her er nokre generelle tips for god datahandtering:

• Bruk konsistente og forståelege filnamn
• Dokumenter dataa heilt frå starten av prosjektet

Meir informasjon finn du her.

Meir om behandling og lagring av forskningsdata:

• Forvaltning av forskningsdata (UB)
• Ledelsessystem for informasjonssikkerhet ved UiT
• Lagrings- og berekningsressursar ved UiT
• Dele data og filer med andre (Box)
• Sende store filer til andre (Filesender, levert av UNINETT)
• Klassifisering av data
• Godkjente tjenester for forskjellige typer data: Gå til https://uit.no/om/informasjonssikkerhet. Klikk på "IT-tjenester og systemer - hva har du lov til å bruke?" Lenger nede på sida klikk på "Hvilke tjenester kan du bruke til hvilket innhold?"

Forskingsfinansiørar stiller som regel krav om at data som er eit resultat av forskingsprosjektet dei har (del)finansiert, blir arkiverte på ein forsvarleg måte. Også tidsskrift kan ha krav eller tilrådingar om at grunnlagsdata for publikasjonar blir gjort tilgjengelege. Det finst ei rekkje arkivtenester for forskingsdata som kan tilfredsstilla slike krav. Her er nokre råd om korleis du kan velja eit passande arkiv for dine data:

1. I nokre tilfelle har finansiør eller tidsskrift krav om at du skal bruka eit bestemt arkiv.
2. Bruk eit arkiv som er etablert på ditt fagområde og som sikrar arkivering av data etter godkjende standardar på fagområdet. Viss du treng hjelp med å finna eit slikt fagspesifikt arkiv, kan du søkja i arkivregisteret re3data (https://www.re3data.org/). Det er fleire kriterium du bør sjå etter. Les meir om det i denne OpenAIRE-guiden.
3. Er du forskar på UiT, kan du arkivera dataa dine i UiT sitt institusjonsarkiv for opne forskingsdata, UiT Open Research Data (https://opendata.uit.no/). UiT Open Research Data er CoreTrustSeal-sertifisert som eit påliteleg og berekraftig arkiv som sørgjer for langtidsbevaring av arkiverte data. Her får kvart datasett tildelt ein DOI og ein automatisk generert referanse til bruk i publikasjonar. Data frå arkivet blir gjort søkbare i tenester av typen Google Dataset Search. Arkivet har også versjonskontroll, som registrerer og synleggjer alle endringar som er gjorde i datasettet etter publisering. Meir informasjon og brukarguidar finn du på denne infosida: https://info.dataverse.no/.

4. For data som inneheld personidentifiserande informasjon, tilrår vi at du bruker NSD sitt arkiv (https://www.nsd.no/arkiver-data).

Du kan også ta kontakt med oss på researchdata@hjelp.uit.no for å få hjelp med å finna eit passande arkiv.

Same kva arkiv du vel, så bør du strukturera og dokumentera dataa dine etter beste praksis før du arkiverer dei. Meir informasjon om dette finn du her. Vi tilrår at du alltid bruker ORCID.

Meir bakgrunnsinformasjon om val av dataarkiv finn du her:

• OpenAIRE Guides for Researchers: How to select a data repository? https://www.openaire.eu/opendatapilot-repository-guide
• Science Europe - Practical Guide to the International Alignment of Research Data Management - Extended Edition. https://www.scienceeurope.org/our-resources/practical-guide-to-the-international-alignment-of-research-data-management/

Aktiv oppfølging av etikk i arbeid og samarbeid er viktig for UiT. Etikkportalen UiT omhandlar forskings- og personaletikk ved UiT.

I all forvaltning av forskningsdata må forskarar vera merksame på dei generelle reglane som gjeld for handtering av personopplysningar, sjå personvern og forsking ved UiT.

Alle prosjekt der det skal behandlast personopplysningar skal meldast til NSD (Norsk senter for forskningsdata). Som før skal melding sendast 30 dager før prosjektet skal starta. Her kan du ta ein test for å finna ut om ditt prosjekt er meldepliktig.

Når det gjeld prosjekt under helseforskingslova, må ein senda søknad til REK (Regionale komitéer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk). Er du i tvil om prosjektet omfattas av helseforskingslova , kan du sende søknad til REK om framleggelsesvurdering, Sjå her for meir informasjon om etikk og personvern i helseforskingsprosjekt ved UiT.

Personsensitive data skal lagrast sikkert gjennom prosjektperioden og etter prosjektslutt, sjå sikker datalagring ved UiT.

Tromsøundersøkelsen er Noregs mest omfattande og best besøkte befolkningsundersøking gjennom meir enn 40 år. Alle forskarar tilknytte institusjonar med forskingskompetanse kan søkja om tilgang til å analysera data frå Tromsøundersøkelsen. Forskinga på materiale frå Tromsøundersøkelsen har bidrege til auka kunnskap om helse og sjukdom og bidreg til betre pasientbehandling, nasjonalt og internasjonalt.

Informasjon om korleis du søkjer om tilgang til data frå Tromsøundersøkelsen finn du her.

Andre typar forskingsdata som er skaffa fram ved UiT finn du t.d. i UiT Open Research Data.

UiT har inngått avtale med Statistisk sentralbyrå (SSB) om bruk av microdata.no, en tjeneste som gir mulighet for forskere og studenter til å bearbeide og analysere Statistisk sentralbyrås anonymiserte data om befolkning, utdanning, inntekt, arbeidsmarked og trygd. Mer informasjon her.

Kva er forskingsdata?

Prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata ved UiT definerer forskingsdata slik: «Med forskningsdata menes alle registeringer, nedtegnelser og rapporteringer som genereres eller oppstår underveis i forskning og som anses for å være vitenskapelig interessante/ha vitenskapelig potensiale. Formen på disse kan inkludere, men ikke begrenses til tall, tekster, kildekoder, bilder, film og lyder.»

Har UiT retningsliner for handtering av forskingsdata?

Ja, Prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata ved UiT finn du her. Formålet med desse er å avklara ansvar og gje rettleiing om korleis institusjonen og tilsette skal forvalta, dela og bevara forskingsdata i tråd med institusjonen sine administrative, finansielle og forskingsetiske retningsliner.

Kva er ein datahandteringsplan?

Ein datahandteringsplan (DHP) er eit kort dokument som beskriv kva forskingsdata du planlegg å samla inn eller generera, og korleis du planlegg å beskriva, lagra og bevara forskingsdataa i løpet av prosjektet. Vidare skal ein DHP innehalda informasjon om kven som er ansvarleg for kva, korleis du planlegg å arkivera og gjera dataa tilgjengelege, og korleis du skal lagra dataa på lang sikt. Forskaren skal setja opp ein datahandteringsplan i ein tidleg fase av prosjektet, og helst innan seks månader etter oppstart. DHP-en skal reviderast ved behov i løpet av prosjektet.

Kven har ansvar for implementering, oppdatering og kontroll av datahandteringsplanen (DHP)?

For forsking ved UiT som ikkje er organisert som prosjekt, er det den tilsette som utfører forskinga, som er ansvarleg for handtering av forskingsdataa. For forskingsprosjekt er det prosjektleiar som er ansvarleg for prosjektet sine forskingsdata om ikkje anna er bestemt og avtalefesta (sjå pkt. 4.1 i Prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata ved UiT for detaljar).

Kor kan eg finna ein mal for datahandteringsplanar (DHP)?

Det finst ulike malar for datahandteringsplanar, avhengig av prosjekttype:

• Jobbar du med eit prosjekt som skal meldast til NSD og/eller førehandsgodkjennast av REK, så tilrår vi at du brukar NSD sin mal.
• Jobbar du med eit prosjekt som er finansiert av Horizon 2020, så tilrår vi at du brukar malen i DMPonline.
• For alle andre prosjekt tilrår vi at du brukar UiT sin mal (norsk|engelsk).

Kva er metadata?

Metadata er strukturert informasjon som beskriv, forklarer, lokaliserer, og gjer det lettare å henta og bruka ei informasjonskjelde. For å bidra til å gjera dataa dine gjenbrukbare og tilgjengelege for deg og andre i framtida, må du oppretta og arkivera nøyaktige metadata saman med dataa dine.

Kva er arkivverdige filformat?

Arkivverdige filformater gjer at dataa dine kan lesast av alle, også i framtida. Nokre filformater er meir sannsynleg å vera lesbare i framtida enn andre. Slike format er som regel:

• ikkje-proprietære
• opne, med dokumenterte internasjonale standardar
• i bruk hos store delar av forskingsmiljøet
• bruker standard teiknkoding, helst Unicode (for eksempel UTF-8)
• ukomprimerte

Ei oversikt over arkivverdige filformater finn du her. Når du arkiverer dataa dine i eit arkiv, må du sørgja for å lasta opp filene dine i eit arkivverdig format, i tillegg til i det originale filformatet. Sørg også for at alle filene dine inneheld ei gyldig filending, t.d. .txt, .pdf.

Korleis lagrar eller konverterer eg filene mine til arkivverdig/ope format?

Informasjon om korleis du lagrar eller konverterer filer til arkivverdig format finn du her.

Korleis bør eg beskriva/dokumentera dataa mine, slik at dei blir gjenbrukbare?

Informasjon om korleis du bør beskriva dataa dine finn du her.