Endring av kalendervisning for alle ansatte ved UiT

Fra og med Torsdag 13.07.17 endres kalendervisningen i Outlook slik at alle ansatte kan se emnefeltene og lokasjon i kalenderne til hverandre. Denne endringen har en del konsekvenser som du må være oppmerksom på.

NB: Det er forventet at denne jobben vil ta flere dager, så ikke alle vil se endringene 13.07.17

!- En detaljert beskrivelse, samt brukerstøttedokumenter for punktene under finner du på nettsiden: https://uit.no/om/orakelet/frag?p_document_id=511908.

Alle ansatte ved UiT Norges arktiske universitet vil nå se emnet og lokasjon på avtalene/møtene dine hvis de åpner din kalender. Hvis du ønsker å skjule emnefeltet til enkeltmøter må du selv merke dem som «Privat». Innholdsteksten vil fortsatt være utilgjengelig for andre enn møtedeltagerne.
Alle møter og avtaler som har funnet sted før 13.07.17 vil bli fjernet fra din hovedkalender og flyttet over til en arkivkalender som heter «My Archive calendar» (Begge er tilgjengelig i Outlook). Når du åpner din kalender etter flyttedatoen vil du kun se framtidige avtaler og møter. For å se tidligere møter må du åpne arkivkalenderen.
«My archive calendar» og dets innhold er kun synlig for deg.
Oppdatering 13.02.17: Angående møteserier: Møteserier som går over 13.07.17 vil bli delt slik at de møtene som har vært gjennomført før endringsdatoen flyttes til "My archive calendar" og de som gjenstår blir liggende i din hovedkalender. Du trenger med andre ord ikke foreta deg noe for at møteseriene skal fungere i din hovedkalende
Oppdatering 12.02.17: Angående reservasjonsinformasjon fra Egencia i Outlook kalender. Du kan ikke slå på kalendermøteforespørsler etter endringen. Du vil kun motta e-postene fra Egencia med informasjon om din bestilling. Problemet ligger i måten Egencia håndterer denne funksjonen på, og vi må avvente løsning fra dem.

NB: Grunnen til at vi gjør denne endringen nå i sommerferien er fordi det er fordi det er vesentlig mindre møteaktivitet og de fleste møteseriene avsluttes etter semesterslutt.

Changes to Outlook's calendar display for all employees at UiT

A change will be made to the calendar view in Outlook that will make location and subject field visible to all employees for all meetings. This change will take effect from Thursday 13.07.17 and will have some consequences you need to be aware of.

NB: Not everyone will see this change on 13.07.17 since this job will take several days.

!- A detailed description of the change and user support information (HowTos) can be found at: https://en.uit.no/om/orakelet/frag?p_document_id=511908

All employees at UiT The arctic university of Norway will now be able to see the location and subject of your meetings in Outlook calendar. You will need to tag the meetings you wish to keep private (subject will not be shown) with the “Private tag”. The meeting content text will still be invisible for everyone except the attendees.
All meetings that has occurred before 13.07.17 will be removed from your calendar and moved to an archive calendar named “My archive calendar” (Both are available in outlook). You will only see meetings what has not yet occurred when you open your calendar after the moving date. All previous meetings are stored in the “Calendar archive”
“My archive calendar” and its content is only visible for you.
Update 13.07.17: Regarding recurring meetings (Series): Series created before 13.07.17 will have the series split up between "My archive calendar" (Meetings before 13.07.17) and your main calender (The remaining meetings in the series). In other words. You do not have to do anything to make the series work in your main calendar.
Update 12.02.17: Regarding booking information in Outlook calendar from Egencia. The "Calendar meeting request" service which sends your booking information to Outlook calendar will not work after this change. You will only receieve the emails with your travel information from Egencia. This is due to how Egencia administer this function, and we wil have to wait for a solution from them.

NB: The reason this change is being done during the summer vacation is because there are considerably less meeting activity and most recurring meetings (series) ended at the end of the semester.

Spørsmål vedrørende denne driftsmeldingen rettes til:

Orakelet
Seksjon for Brukerstøtte ved Avdeling for IT
UiT Norges arktiske universitet
Hjemmeside: http://uit.no/orakel
E-postadresse: orakel@uit.no
Telefon: +47 776 44544