Digital arbeidshverdag

7 tips for alle møteformer

Tips for valg av Teamsmøte

I Teams kan du velge ulike former for møter avhengig av konteksten. Det anbefales å opprette møtet i Teams- kalenderen, for å enklest tilpasse møtet du inviterer til.

Microsoft har også veldige gode veiledninger for møter i Teams.

Her er en veileder for valg av type Teamsoppsett for hhv. møte, forelesning eller nettseminar/webinar:

*For å kunne benytte grupperom (breakoutrooms), kan det ikke være flere enn 300 deltakere i møtet. I zoom kan man ha inntil 500 deltakere for å benytte grupperom.

Tips for digitale møter

* Alle deltar via egen skjerm og eget kamera

Microsoft har også veldige gode veiledninger for møter i Teams.

Tips for hybride møter

** Noen deltar via egen skjerm og eget kamera mens andre møtes fysisk

Hva skal jeg gjøre med IT-utstyret hvis jeg bytter til annen enhet/ arbeidssted ved UiT?

Fra og med 1. januar 2023 gjelder følgende policy for IT-utstyr ved endring av arbeidssted internt på UiT:

Alle ansatte som bytter stilling internt skal som hovedregel ta med personlig IT-utstyr til nytt arbeidssted (PC/Mac, skjerm, tastatur, mus, headset, kamera etc.) uten overføring av midler mellom interne enheter ved UiT. Dette gjelder både utstyr som er betalt av fellesordningen, og utstyr som er delbetalt av enheten/avdelingen/institutt/fakultet.  

Hvordan kan jeg be om å få lagt til en ny app i M365?

I M365* er mange apper tilgjengeliggjort for alle ved UiT gjennom standardlisensene. 

Det kan være aktuelt å be om å få lagt til apper som ikke er i standardlisensen. Det finnes to hovedkategorier:

• Microsoft ikke-standard apper, som Visio, PowerApps/Automate, MS Project e.l.
• Apper fra 3. partsleverandører som kan "plugges inn" i M365 via ferdige integrasjoner.

Microsofts ikke-standard apper kan bestilles i eget skjema på denne siden Samleartikkel om programvare (apper).

Apper fra 3. partsleverandører kan inneholde liknende funksjonalitet som eksisterende apper, som f.eks. notatapper. 

• Hvis det finnes en eksisterende app i standardlisensen (i dette eksempelet, OneNote) som dekker behovet, så vil ikke bestillingen godkjennes
• Bestillingen må beskrive hvor mange som skal ta i bruk appen (med mindre det er snakk om en site-lisens som er åpen for alle)

*M365 er det gjeldende navnet på samlingen av kontor-apper fra Microsoft som tidligere het O365, Office 365.

Felles ordning for innkjøp av IT-utstyr

Det er opprettet en felles ordning for innkjøp av IT-utstyr ved UiT, som forvaltes og driftes av ITA. Hovedintensjonen er at alle UiT-ansatte skal ha enkel tilgang på nytt, godkjent IT-utstyr når de trenger det, og at nyansatte raskt skal komme i gang. Ordningen er et spleiselag der alle enhetene bidrar.

• Hovedside for bestilling av IT-utstyr og programvare i servicesportalen
• Samleartikkel om programvare (apper)

Fakta om standard IT-utstyr ved UiT

UiT har en standardpakke med IT-utstyr som leveres ut til nyansatte, se boksen "Felles ordning for innkjøp av IT-utstyr" på samme side. Utskiftingstakten for bærbart utstyr er hvert 4. år.

Bruk av UiTs IT-utstyr er regulert av Reglement for bruk av IKT-ressurser, som du finner på nettsidene til informasjonssikkerhet og personvern.

Sikkerhet

• UiT sine Windows PC-er er satt opp med kryptert harddisk, som gjør det vanskeligere for uvedkommende å få tilgang til dine data dersom maskinen skulle komme på avveie.
• Her finner du informasjon om hvordan du kan jobbe for å ivareta sikkerheten for UiT, deg selv og dine kollegaer
• Det er lagt opp til at man skal klassifisere filene sine på UiT-eide PC-er og Mac-er.
• Mer om AIP (Azure Information Protection) og klassifisering av filer [*må lages]
• Retningslinje for klassifisering av informasjon
• Veldig mange av universitetets IT-tjenester er satt opp slik at du blir spurt om 2-faktor pålogging ved innlogging. Dette er et sterkt tiltak som hindrer uvedkommende å ta over din UiT-konto.

Lagring

Det finnes flere ulike tjenester for lagring av data, og vi anbefaler at du starter med denne samleartikkelen om lagring i selvbetjeningsportalen.

Nå er det OneDrive og Teams som er standard lagringsområder for de fleste typer generisk kontorarbeid etter at UiT fjernet de gamle hjemmeområdene (H:) og fellesdiskene.

Forskerne har i tillegg andre behov, og de finner mer informasjon om lagring av forskningsdata i Forskningsdataportalen.

Ergonomisk prinsipper for god digital og fysisk arbeidshverdag

For de fleste medarbeidere ved UiT, foregår arbeidsdagen foran skjerm og PC-bord. 

Langvarig og ensidig dataarbeid kan gi muskel- og skjelettplager. Det er derfor viktig at vi jobber forebyggende, slik at ansatte har et langt og godt arbeidsliv foran seg uten å få muskell- og skjelettplager.

Her finner du gode tips for ergonomisk tilrettelegging av kontorarbeidsplassen (krever Feide-pålogging). Her omtales både plassering av skjerm i forhold til bredde, høyde og lys. Du får også tips om mus, tastatur, stol og bord. I tillegg får du tilgang på 10 filmer som heter "Tøy og bøy med Hemis".

Ingen kontortilrettelegging kan bli så god, at den erstatter bevegelse. Varier gjennom hele arbeidsdagen. "Den beste arbeidsstillingen? Det er den neste!"

Teams som samhandlingsarena

• Vet du hvordan du skaper en god Teams-kultur?
• Vet du hvordan du kan redusere antall e-postmeldinger i en allerede fylt postboks ved å utnytte funksjonalitet i Teams?
• Skal jeg opprette nye Teams for dette prosjektet, eller burde jeg lage en ny kanal i eksisterende Teams i stedet?

Microsoft Teams er det mest benyttede samhandlingsverktøyet ved UiT

Hva betyr det for meg og mine kollegaer på UiT, at vi bruker Teams?

du må tenke nøye gjennom om du skal opprette et nytt Teams eller opprette en ny kanal i et eksisterende Teams.

• for mange Teams kan gjøre Teams uoversiktlig.
• Hvis du chatter i General-kanal i et Teams, tag de som trenger informasjonen, ikke alle eller ingen med mindre «alle» trenger den.
• Opprett gjerne merker/tagger for å adressere varslene til riktige personer.
• Sett opp dine varsler i Teams og kanalene du er med i, slik at du får den informasjonen DU trenger. Se gode tips fra Stig Hansen fra CloudWay her.
• Det kan være lurt «å følge all aktivitet» i Teams eller kanaler hvor du selv har en sentral rolle. Og legge inn slik at du får varsler kun om noen tagger deg i Teams eller kanaler hvor du har en mer perifer rolle.

Du må bruke kanalene i hvert Teams klokt:

du avklarer små og større saker med dine kollegaer via Teams chat-funksjonen, eller chat i et teams eller kanal. Tenk over om du har behov for dokumenter/diskusjoner som ikke alle i teamet skal ha tilgang til. Tenk over om alle trenger informasjonen, dersom du tagger hele kanalen.  Du kan opprette merker/tagger (grupper) for å varsle riktige medlemmer i Teamet.

Kanalsamtaler er organisert etter dato og deretter etter tråd. Svarene i trådene organiseres under det første innlegget, slik at det blir enklere å følge flere samtaler. For å holde oversikten i chatten må du oppette ny tråd i chat for hver avklaring/sak som diskuteres. Husk at du ikke kan avgrense en Tasks by planner i en kanal, dersom planner er opprettet i et Teams hvor flere har tilgang.

Visste du at du kan

• høyreklikke på et chat-innlegg og sende den som oppgave til din “To-do"?
• Invitere kollegaer kun til en kanal, uten at de ser resten av Teamet?

ITA anbefaler å bruke Teams fremfor epost for avklaringer i arbeidshverdagen

Dersom vi på UiT ikke er ens om hvordan den digitale samhandlingen skal foregå, skaper det raskt frustrasjon blant oss medarbeidere. Noen tenker avklaringer kan foregå på chat i Teams, mens andre tenker de gjøres via epost.

De sistnevnte vil ikke sjekke chat på Teams for spørsmål/avklaringer, de sjekker kun epost. Hva gjør det med de som bruker chat fremfor epost for å avklare saker som sikrer framdrift i arbeidet? Noen vil kanskje tenke at eposten trenger jeg ikke forholde meg til lengre, når vi har Teams. De vil ikke svare så ofte som "forventet" på epost.  Her ligger mang en kime til misforståelser, frustrasjon, miskommunikasjon, irritasjon, stress osv.

Innad i teamet bør man avtale tydelig hvordan informasjonsflyten skal fordeles mellom e-post og Teams. ITA anbefaler at «mindre»/ raske avklaringer kan gjøres via chat på Teams. Vi bruker ikke epost på samme måten som vi har gjort de siste 20 årene lengre. Chat i Teams vil også være tilgjengelig for alle parter, uten at den fyller innboksen med støy.

Dette er utrolig viktig, da det ofte er oppgavene/ flyten/ deler i arbeidet som skal avklares. God kommunikasjon er helt nødvendig for å skape et godt arbeidsmiljø og legge til rette for effektiv samhandling.

Vi skal ikke slutte å bruke epost, men vi skal bruke chat i Teams mer.

Hva når et Teamsområde skal avvikles?

En annen utfordring knyttet til Teamsområder er en styrt avvikling når området ikke lenger er relevant:

• Hvor skal man gjøre av det som er «bevaringsverdig»?
• Husker man på å arkivere det som er arkivverdig?
• Tar vi vare på en masse filer som vi ikke trenger «i tilfelle»?
• Med tiden fører dette til en urskog av «døde» Teams.
• Eier(e) av et Teams er ansvarlig for å ivareta filer og informasjon før Teamsområdet avvikles.

I et bærekraftperspektiv er det like viktig å vurdere hvordan og når et Teamsområde skal avvikles, som om hvorvidt det skal opprettes.

Hvordan samskrive i dokumenter i OneDrive, Teams og SharePoint?

Ved å lagre Word, Excel, PowerPoint og OneNote filer i OneDrive, Teams eller SharePoint, kan du sikre at alle jobber med det samme dokumentet på et sikkert og kontrollert sted. 

• Ingen flere tapte dokumenter i e-posttrafikken.  
• Ingen flere savnede kommentarer og handlinger. 

Redigere i samme dokument samtidig 

Når du lagrer Word-, Excel-, PowerPoint- og OneNote-dokumentene dine i OneDrive, kan du  

• dele dem med andre. Deling oppretter ikke en kopi av fil(ene) slik som vedlegg i Outlook. I stedet kan personene du deler med se og/eller redigere den faktiske filen din i sanntid.  
• redigere dokumentene samtidig med de du har delt dem med, både i web og skrivebords applikasjonene 
• åpne og editere samme dokument samtidig, uten å måtte vente på at noen andre skal bli ferdig med sin del/bidrag i dokumentet  
• dele dokumenter med UiT ansatte og studenter 
• dele med eksterne personer (personer som ikke har UiT konto) 

Hvordan dele et dokument? 

Her er tips til hvordan du kan dele dokumenter eller mapper med dine kollegaer eller samarbeidspartnere 

Du kan avslutte delingen av et dokument eller en mappe med alle eller utvalgte personer. 

Se hvordan du kan stoppe deling av mappe eller dokumenter her. 

Samskrive i Word dokumenter 

Når Word-dokumentet ditt er lagret i din UiT OneDrive, Teams eller i SharePoint-bibliotek, kan alle som har tillatelse skrive i dokumentet samtidig i Word Web App eller i skrivebordapplikasjonen. 

Alle ser hvem som endrer og endringene i dokumentet i tilnærmet sanntid. Se hvordan du gir tillatelse til å skrive i ditt dokument her. 

Hvordan samarbeide i Word-dokumenter? 

Det er veldig nyttig å utnytte funksjonen samskriving/ samarbeid i Word. Her kan du lese mer om hvordan du kan gjøre dette. 

To nyttige verktøy i forbindelse med samskriving i Word 

1. Spor endringer 

Ved å velge slå på Spor endringer i Se gjennom kategorien kan du se hvem som endrer hva i dokumentet ditt. Få tips om hvordan dette gjøres her.

2. Kommentarer 

Du kan legge til korrekturkommentarer i et dokument, og svare på kommentarer fra andre korrekturlesere.

Gå til Se gjennom-fanen for å behandle kommentarer i redigeringsvisningen, eller Kommentarer-fanen for å behandle dem i lesevisningen. Se tips om hvordan dette gjøres her. 

Samskrive i Excel fil 

Ved å lagre ei Excel fil i UiT OneDrive, Teams eller i SharePoint-bibliotek kan du dele fila med andre med UiT konto, og også eksterne personer. Du vil i sanntid se hvem som gjør hva og hvor de redigerer. 

Du kan dele den ved å sende en lenke i stedet for et vedlegg i en e-post 

Her kan du få tips om hvordan samarbeide i Excel-bøker! 

Tips i forbindelse med samskriving i Excel 

Kommentarer og notater 

Kommentarer lar deg ha diskusjoner om innhold med andre. Notater brukes til merknader og påminnelser i celler (ikke diskusjon).

Se tips om hvordan bruke kommentarer og notater under samarbeid i Excel-fil her. 

Samskrive i PowerPoint 

Når du lagrer presentasjonen i OneDrive, Teams eller SharePoint i Microsoft 365, kan du redigere i presentasjonen samtidig med kollegene dine. 

Når andre har gjort endringer i en delt PowerPoint fil, varsler PowerPoint deg om dette når du åpner filen på nytt. Et banner viser deg hvem som har gjort endringer i presentasjonen mens du var borte. Her kan du lese tips om hvordan samskrive/ samarbeide i en PowerPoint-presentasjon. 

Dele notater i OneNote 

Du kan dele notatblokker/ notater som er lagret i din OneDrive. Vær oppmerksom på at når du deler ei notatblokk, får de du deler med tilgang til hele notatblokka. Derfor anbefaler vi å ha ei egen notatblokk for hvert samarbeid, og ei personlig notatblokk som kun du har tilgang til. 

Du kan lagre notatblokkene i et Teams område. Da vil alle som har tilgang til Teamet også ha tilgang til notatblokka. Når du eller noen du jobber med endrer innholdet i en notatbok, lagrer og synkroniserer notatene automatisk. Notatbøker du har i Teams, kan du også få opp i OneNote Appen. 

De som har tilgang til en felles OneNote- bok kan selv flagge oppgaver som de skal følge opp etter møtet. Da vil den dukke opp som oppgave i To Do-appen.

Her kan du få tips om hvordan dele notater! 

Hva betyr det å jobbe i "skyen"?

UiT har besluttet at alle UiT- filer skal lagres i OneDrive. Teams eller SharePoint. Det gir oss gode samarbeidsmuligheter og sikrer at filer ikke går tapt ved feilsletting, datakræsj eller tyveri av maskiner. I dette dokumentet forklarer vi hvordan systemet er satt opp og hvordan du best kan jobbe med filene dine. 

I dag skal filene dine lagres i Skyen (OneDrive),  

OneDrive er nettlagringsplass du har tilgang til fra hvor som helst hvor du har internett og fra så og si alle enheter, som datamaskiner, nettbrett og telefoner. 

Vi anbefaler deg også å gjøre deg kjent med UiT’s Microsoft 365 startside. Det kan du gjøre ved å logge på office.com med din UiT-bruker i en nettleser. 

Lagres filer Lokalt på PC/Mac-en din? 

Skyen er en form for ekstern lagring. Det vil si at filene lagres på en server på internett. Filene du lagrer på datamaskinen din blir sikkerhetskopiert (synkronisert) til din OneDrive. På samme måte kan du synkronisere fra skyen og tilbake igjen til din maskin. Dette er altså en to-veis synkronisering. Ved hjelp av OneDrive-appen og internett har du tilgang til filene dine uansett hvor du befinner deg. 

• Filer du lagrer lokalt i mappene Dokumenter og Skrivebord på din maskin, sikkerhetskopieres automatisk til din OneDrive (PC og Mac) 
• På Windows-maskin sikkerhetskopieres også mappene Bilder og Videoer 

Innhold på eksterne harddisker eller minnekort vil ikke bli sikkerhetskopiert. I Finder eller Windows filutforsker kan du se synkroniseringsstatus til filene lagret i din OneDrive - UiT Office 365 mappe i statusfeltet: 

Windows-maskin: What do the OneDrive icons mean? - Microsoft Support 

Mac: What do the OneDrive icons mean? - Microsoft Support 

Endringer gjort ett sted synkroniseres, slik at du kan fortsette arbeidet på en annen maskin. Dette betyr også at hvis noe skulle skje med din datamaskin, har du likevel filene dine i god behold og de er slik du forlot dem, når du logger på din nye maskin. 

Dele filer fra i din OneDrive  

Du kan enkelt dele dine filer med kollegaer dersom du ønsker det. For å dele en fil, høyreklikker du på filen i filutforskeren og velger «Del». Skriv inn navnet på den du vil dele med og send. Du kan lett se hvilke filer du har delt med andre, da det er bilde av en person ved siden av statussymbolet: 

Den nye skyløsningen gir noen muligheter som vi må utnytte, og kanskje må vi jobbe litt annerledes enn før. 

Hvordan anbefales det å jobbe annerledes enn før? 

Når dokumenter er lagret i sky, så kan du enkelt dele dem med de du samarbeider med eller trenger innspill fra. Derfor anbefaler UiT at du deler tilgang til dokumenter i stedet for å legge dokumenter som vedlegg i epost.  

Hvorfor kan vi ikke bare jobbe slik vi alltid har gjort? 

• Vi anbefaler at alle bruker verktøyene. Det gir god flyt og samhandling: 
• Vi jobber sammen i de samme dokumentene, i stedet for individuelt i flere versjoner. Dette minsker sjansene for feilkommunikasjon og dobbeltarbeid. 
• Vi slipper store mengder eposter eller chatmeldinger om små avklaringer eller ulike versjoner av filer.  
• Versjonshistorikk gjør at vi kan gå tilbake til tidligere versjoner av filen.  

Gode tips til hvordan jobbe trygt og effektivt med dine filer! 

Hvis du er oppmerksom på hvor og hvordan du lagrer et dokument, så bidrar det til en tryggere og mer effektiv arbeidshverdag for deg selv og dine kollegaer: 

- Office.com er et flott sted å starte for å finne eller søke opp filer/dokumenter du jobber med.  

- Lag enkle og relevante navn på filene du lagrer, da blir de enklere å finne tilbake til. 

- Bruk “Administrer tilgang”-funksjonen i dokumentet ved å klikke på “Del”, da VET du hvem som har tilgang til filen/dokumentet ditt.  

- Sjekk alltid at du er pålogget OneDrive: se etter sky-symbolet til høyre på skjermen din (På windows-maskin er den nede til høyre og på Mac er den oppe til høyre)

Ett tips å ta med seg videre! 

Ikke lag snarveier fra din OneDrive til SharePoint-områder. Det vil føre til at du ikke kan synkronisere SharePoint-området. Mange er ikke klar over at de har laget en snarvei, men dersom du ser symbolet med en mappe med "liggende binders" på i din OneDrive har du laget en snarvei.

Hva betyr det å jobbe i "skyen" i filer delt med andre?

UiT bruker SharePoint/Teams til å lagre felles dokumenter, bilder og andre filer. Det gir oss gode samarbeidsmuligheter og sikrer at filer ikke går tapt ved feilsletting, datakræsj eller tyveri av maskiner. I denne informasjonen forklarer vi hvordan systemet er satt opp og hvordan du best kan jobbe med filene dine sammen med andre.

Når du oppretter et team, lager du en digital arbeidsgruppe eller samarbeidsområde. Teams er en plattform for kommunikasjon og samarbeid som gjør at dere kan chatte, dele filer, holde møter og samarbeide på prosjekter i sanntid.

Når du oppretter et team i Microsoft Teams, opprettes det en dedikert arbeidsgruppe der medlemmene kan samhandle og jobbe sammen. Det opprettes også automatisk et SharePoint-område for fillagring. Dette SharePoint-området knyttes til teamet. SharePoint er en løsning for felles lagringsområde/ dokumentbibliotek.

Dersom du ikke har bruk for innlegg/chat og diverse annen funksjonalitet, kan det være fornuftig å opprette et SharePoint-område uten at det er knyttet til et team.

Den nye skyløsningen gir noen muligheter som vi må utnytte, og kanskje må vi jobbe litt annerledes enn før.

Hvordan anbefales det å jobbe annerledes enn før?

Når dokumenter er lagret i Teams/SharePoint, så kan du enkelt dele med de du samarbeider med, eller trenger innspill fra. Derfor anbefaler UiT at du deler tilgang til dokumentet i stedet for å sende det som et vedlegg i en epost. Da slipper du å lure på hvilken versjon av dokumentet du jobber i.

Vi har også nå en rekke verktøy som gjør samhandling enklere:

• I Teams kan man føre en enkel dialog via chat med kollegaer uten å fylle innboksen med unødvendig epost.
• Man kan opprette kanaler for tjenester/prosjekter/arbeidsgrupper, og legge felles dokumenter her.
• I kanalene kan man ha all samhandling som omhandler prosjektet/arbeidet via chat i kanalen, i stedet for å ha en dialog via epost.
• I kanalens chat er alle involverte med i diskusjonen og i riktig kontekst, og man unngår at det foregår samhandling som ikke involverer alle.
• I Teams kan man også opprette oppgavelister med ansvarlige og frister, eller notatbøker hvor alle agendaer og møtereferater ligger samlet.
• Man kan enkelt lenke til agenda fra en møteinnkalling i Outlook/Teams kalenderen.
• Hvis du får et vedlegg på epost, kan du bare dra og slippe det inn på ønsket Teamsområde, du trenger ikke mellomlagre dokumentet.
• Du kan invitere kollegaer utenfor et team direkte inn i en delt (/shared) kanal. Da ser de kun innholdet på kanalen, og ikke resten av Teamets filer/innhold.

Gode råd:

• Vær bevisst på hvor du lagrer dokumenter, OneDrive eller Teams/SharePoint avhengig av om du skal jobbe sammen med noen om det.
• Hvis ikke alle jobber i Teams, kan det raskt oppstå frustrasjon eller feilkommunikasjon på grunn av manglende svar fra kollegaer.
• Vær bevisst på hvilke varslingsinnstillinger du velger i dine team og kanaler.
• Tenk nøye gjennom hvordan man oppretter teams og kanaler. Det kan oppleves uoversiktlig hvis du får for mange team.
• Ikke lag snarveier fra din OneDrive til SharePoint-områder. Det vil føre til at du ikke kan synkronisere SharePoint-området. Mange er ikke klar over at de har laget en snarvei, men dersom du ser et symbol på en filmappe i din OneDrive hvor det er en vannrett "binders" har du laget en snarvei.