UiT Norges arktiske universitet tar ditt personvern på alvor.
Vi har ansvaret for at de opplysningene vi har om deg ivaretas i samsvar med bestemmelsene i personvernlovgivningen.
Personopplysninger er alle de opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.
I denne personvernerklæringen ønsker vi å gi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har.
Opplysninger som samles inn om deg.
Når du bruker UiT.no, samler vi typisk inn følgende opplysninger:
Siteimprove er en tjeneste som brukes til å samle inn statistikk om hvordan UiT.no brukes. Med denne informasjonen kan vi videreutvikle og forbedre nettstedet.Vi benytter informasjonen som samles inn for å se hvilke sider som blir besøkt, hvordan besøkende navigerer rundt på siden, hva slags utstyr som brukes for å lese nettsiden og lignende. Vi har skrudd på funksjonen «anonymizeIP» for at IP-adressen din ikke blir lagret hos Siteimprove.
Søkefunksjonen på UiT.no lagrer informasjon om hvilke søkeord som benyttes av brukerne i nettsidens søkefunksjon. Dette gjør vi for å samle informasjon om hva brukere leter etter, slik at vi kan gjøre UiT.no enda bedre. Det lagres ingen informasjon foruten de søkeord som benyttes. Det lagres ikke informasjon som gjør det mulig å knytte dette til opplysninger som kan brukes til å indentifisere enkeltpersoner.
UiT.no benytter kryptering med HTTPS. Dette betyr at all kommunikasjon mellom vårt nettsted og din enhet (for eksempel mobiltelefon, nettbrett eller datamaskin) krypteres. Kryptering sikrer mot «tyvlytting» av informasjon dersom du for eksempel fyller ut ett skjema på våre nettsider.
Når du besøker nettsiden UiT.no, installeres det cookies som gjør at sidene våre fungerer slik de skal og slik at du får den beste opplevelsen av sidene.
En nettside vil også kunne installere cookies som gjør at vi for eksempel kan hente ut statistikk, analyseree bruken av nettsidene, gjøre de mer brukervennlig eller tilby deg mer innhold med utgangspunkt i det du interesserer deg for. Noen av disse kan også lagre personidentifiserende informasjon. UiT benytter pr idag ingen cookies på nettsidene som lagrer personidentifiserende informasjon.
Du kan lese mer om hvordan vi bruker cookies i vår cookiepolicy. Den finner du her.
Du kan når som helst trekke dine eventuelle samtykker tilbake. Du kan dessuten gi oss beskjed om at du ikke ønsker at vi bruker opplysninger om deg til profilering og heller velge å motta generell markedsføring og innhold. Vår kontaktinformasjon finner du nedenfor.
Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du nedenfor.
Rettighetene dine omfatter:
Retten til informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.
Rett til innsyn i opplysninger vi har om deg.
Rett til korrigering og supplering av opplysninger om deg.
Rett til sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.
Rett til å be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger. UiT.no registrerer bare de opplysninger som er strengt nødvendig, og vi benytter disse opplysningene kun til de formål nevnt under punkt 3 ovenfor.
Rett til dataportabilitet, som betyr at du kan be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Rett til innsigelse, som blant annet betyr at du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger for direkte markedsføring og profilering.
Rett til å få informasjon om hvilke interne enheter som har mottatt opplysninger om ditt besøk på nettsiden.
Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned.
Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser. Kontaktinformasjon finner du nedenfor.
Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.
Når du besøker vår hjemmeside, bruker vi cookies. Her finner du vår cookiepolicy.
Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter. Du kan bruke følgende kontaktinformasjon:
Kontaktperson: Annikken Steinbakk
Telefonnummer: 776 46952
E-postadresse: Annikken.steinbakk@uit.no
Hva er cookies/informasjonskapsler?
De aller fleste nettsider i dag har det vi kaller cookies på sidene sine. “Cookies” er ett samlebegrep, og innenfor begrepet finnes det mange forskjellige måter for å lagre informasjon i den nettleseren som besøker siden. Det kanskje vanligste er informasjonskapsler. Dette er de vi egentlig referer til når vi snakker om cookies. En annen form for cookies er pikseltagger (piksler). Piksler er gjennomsiktige bildefiler som blant annet gjør det mulig å lese og lagre informasjonskapsler.
I dagligtale benyttes gjerne fellebetegnelsen cookies om alt det som kan plasseres på nettsider.
Hvordan og hvorfor bruker vi cookies/informasjonskapsler?
Informasjonskapsler/cookies er en liten fil med små tekststrenger. Denne sendes til din nettleser eller enheten du bruker når du besøker ett nettsted som for eksempel UiT.no. På grunn av denne lille filen, gjenkjenner nettstedet din nettleser eller enhet neste gang du besøker nettstedet, og du slipper kanskje å skrive inn brukernavn og passord, eller du slipper å krysse av på ett slikt cookie-banner som gjerne dukker opp. Slike informasjonskapsler kan lagre brukerinnstillinger som språkinnstillinger eller påloggingsinformasjon, identifikatorer og annen informasjon.
Cookies kan, i tillegg til å gjøre det mulig å lese og lagre informasjonskapsler, overføre informasjon om brukerne av en nettside til de som administrerer den, eller til nettsideeieres samarbeidspartnere. Informasjon som kan overføres er typisk IP-adressen til en enhet, tidspunkt og nettsiden hvor cookiene blir vist, en ID tilknyttet nettleseren eller enheten og typen nettleser som blir brukt.
UiT.no har forskjellige informasjonskapsler (cookies) på sine sider.
Forskjellige cookies har forskjellig funksjon. Noen lagrer ingen personopplysninger, andre lagrer forskjellige typer personopplysninger. På UiT.no vil det være både førstepartscookies (satt av UiT.no) og tredjepartscookies som er satt av andre som leverer data inn på sidene, som f. eks YouTube og Mazemap.
Bruk av cookies reguleres i dag både av ekomloven 2-7b og ePrivacy-direktivet på den ene siden, og personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) på den andre siden – når cookies samler informasjon som kan identifisere et individ, er det regnet som personopplysninger.
Når du kommer inn på UiT.no, så vil du bli bedt om å gi samtykke til at vi bruker cookies. Det samtykke du gir vil slettes etter en periode, slik at du vil kunne oppleve å få denne forespørselen igjen senere når du besøker UiT.no.
Hva gjør du dersom du ønsker å deaktivere cookies?
Du kan selv bestemme om du ønsker å akseptere eller avslå å samtykke i lagring av informasjonskapsler / cookies. Dette kan du gjøre via banneret som kommer opp på våre sider når du besøker oss. Nettvett.no har også fine bruksanvisninger for hvordan du gjør dette i forskjellige nettlesere, se mer her; Nettvett.no - slik administrerer du informasjonskapsler
Alle ansatte ved UiT har ett personkort (presentasjonside) på UiT.no. Siden innholder, i tillegg til navn og epost, informasjon om kontor, mulighet for å legge inn CV-opplysninger, publiseringer, arbeidsoppgaver m.m. Det er valgfritt for ansatte å ha bilde på personkortet.
Som arbeidsgiver har UiT en berettiget interesse i at våre ansatte har personbilder på personkortet. Det vil være lettere å kjenne igjen kollegaer, samt at bilde ofte gjør at terskelen for å ta kontakt med ansatte oppleves lavere. Juridisk grunnlag for berettiget interesse følger av GDPR art 6, bokstav f.
Bilde på personkortet er valgfritt, og kan lastes opp og fjernes av den enkelte ansatte.
Bildene som lastes opp lagres i UiTs bildearkiv. Dersom den enkelte ansatte fjerner bildet fra personkortet, vil det fremdeles være lagret i bildearkivet. Ta kontakt med Kanalforvaltning dersom du ønsker bildet slettet også fra bildearkivet.
Bruk av bilder hvor motivet i bilder er personer reguleres av åndsverksloven og personopplysningsloven.
Utgangspunktet for bruk av bilder er at det skal foreligge samtykke fra personen(e) som er avbildet. Det er viktig at samtykket oppfyller formkravene for gyldig samtykke se personopplysningslovens § 7 og personopplysningslovens § 13.
For at et samtykke skal være gyldig, må det være:
Det vil også være hensiktsmessig å om mulig inkludere informasjon om perioden samtykket er gitt for, og hva som vil skje når denne perioden er over. I tillegg vil det være brukervennlig å sørge for påminnelser til personer som har avgitt samtykke om at samtykke er avgitt, og hvordan de skal forholde seg dersom de ønsker å trekke dette tilbake.
Skjema for samtykke til bruk av bilder/lyd/video - Declaration of consent
Sjekkliste før video/bilder/lyd publiseres på studiesidene
Se her for mer om bruk av video
Her finner du informasjon om hvordan du skal forholde deg til bruk av påmeldingslister, streaming av arrangement m.m (siden er under utarbeidelse)
UiT Norges arktiske universitet er ansvarlig for mange arrangementer hvert år. Kommunikasjonsrådgivere jobber med arrangementer både ved UiT sentralt og ute på enhetene. For å ivareta UiTs ansvar og forpliktelser etter personvernlovgivningen, er det viktig at du setter deg inn i hvilke regler som gjelder, hvilken informasjon du må gi til deltakere, og når denne informasjonen skal gis.
Administrering av påmeldinger
UiT benytter Nettskjema.no https://nettskjema.no/ som verktøy for å behandle påmeldinger.
Huskeliste for påmeldinger
Huskeliste for arrangementer som skal tas opp eller streames:
Disse punktene må ivaretas når man jobber med innsamling av informasjon:
Særlig om SoMe verktøy:
UiT benytter nyhetsbrev for å informere ansatte, studenter og andre interesserte om nyheter, arrangementer og tilsvarende fra UiT.no.
Behandlingsgrunnlaget for dette er at det er nødvendig for UiT for å ivareta våre legitime interesser - interessavveiing.
UiT sender hver fredag ut nyhetsbrev i form av en mail til alle ansatte. Innholdet er kunngjøringer, nyheter, arrangementer og tilsvarende. Dette hentes både fra UiT.no's internett såvel som intranett.
Ved å sende ut en slik mail en gang i uken sikrer UiT at alle ansatte får tilgang til viktig informasjon om daglig drift, tilgjengelige kurs, viktige oppdateringer m.m. Samme sikkerhet kan ikke oppnås utelukkende ved å legge informasjonen tilgjengelig på nettsidene til UiT. Utsendingen av slikt nyhetsbrev øker også sikkerheten for at alle ansatte mottar samme informasjon.
UiT benytter eksisterende epostadresser tildelt fra arbeidsgiver. Ingen andre opplysninger behandles for de som mottar nyhetsbrev.
Behandlingsgrunnlaget for dette er samtykke.
UiT sender hver fredag ut nyhetsbrev i form av en mail til alle studenter som har registert seg som mottakere av nyhetsbrevet. Studentene velger selv hvilken adresse de vil registrere seg med for å motta nyhetsbrevet. Ingen andre opplysninger behandles for de som mottar nyhetsbrev.
Slike nyhetsbrev inneholder kunngjøringer, nyheter, arrangementer og tilsvarende. Dette hentes fra UiT.no's internett.
Ved å tilby studenter å motta en slik mail en gang i uken sikrer UiT at alle studenter får mulighet til å motta viktig informasjon om daglig drift, tilgjengelige kurs, viktige oppdateringer m.m.
Når studentene registrerer seg for nyhetsbrevet, mottar de følgende informasjon;
Få siste nyheter rett i innboksen din. Nyhetsbrevene sendes bare ut hvis det har skjedd endringer i kategorien siden forrige utsending. Meld deg på ved å klikke på 'påmelding' på kategorien du vil abonnere på, og skriv epostadressen din i feltet som dukker opp. Ved å registrere deg samtykker du til at vi vil sende deg nyhetsbrev på mail til adressen du registerer deg med. For å melde deg av, klikk på 'avmelding' og gjør det samme.
Lagring av persondata:
For at vi skal kunne sende e-post med informasjonen du ønsker å motta, må du registrere din e-postadresse. Denne lagres i en database som UiT er databehandler for. E-postadressen slettes fra databasen når du sier opp abonnementet. E-postadressen deles ikke med andre og brukes ikke til andre formål.
Behandlingsgrunnlaget for dette er samtykke.
Enheter ved UiT sender ut nyhetsbrev i form av en mail til alle som har registert seg som mottakere av nyhetsbrevet. Mottakere velger selv hvilken adresse de vil registrere seg med for å motta nyhetsbrevet. Ingen andre opplysninger behandles for de som mottar nyhetsbrev.
Slike nyhetsbrev inneholder kunngjøringer, nyheter, arrangementer og tilsvarende. Dette hentes fra UiT.no's internett.
Ved å tilby interesserte å motta en slik mail sikrer UiT at alle interesserte får mulighet til å motta viktig informasjon om daglig drift, tilgjengelige kurs, viktige oppdateringer m.m.
Når mottakerne registrerer seg for nyhetsbrevet, mottar de følgende informasjon;
Få siste nyheter rett i innboksen din. Nyhetsbrevene sendes bare ut hvis det har skjedd endringer i kategorien siden forrige utsending. Meld deg på ved å klikke på 'påmelding' på kategorien du vil abonnere på, og skriv epostadressen din i feltet som dukker opp. Ved å registrere deg samtykker du til at vi vil sende deg nyhetsbrev på mail til adressen du registerer deg med. For å melde deg av, klikk på 'avmelding' og gjør det samme.
Lagring av persondata:
For at vi skal kunne sende e-post med informasjonen du ønsker å motta, må du registrere din e-postadresse. Denne lagres i en database som UiT er databehandler for. E-postadressen slettes fra databasen når du sier opp abonnementet. E-postadressen deles ikke med andre og brukes ikke til andre formål.
Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter.
Du kan bruke følgende kontaktinformasjon:
Kontaktperson: Annikken Steinbakk
Telefonnummer: 776 46952
E-postadresse: Annikken.steinbakk@uit.no
Personvernombudet ved UiT kan nås på mail personvernombud@uit.no eller telefon 776 46 322 / 976 915 78