Bestiller, kanselleringer og refusjoner av reiser som følge av situasjonen med koronavirus

Kansellering av reise:

Kansellering gjøres i G Travel-portalen, eventuelt kan G Travel kontaktes på difi.sor@gtravel.no eller tlf. 38799800. Hvor mye av flybilletten som refunderes av flyselskapet avhenger av billettypen, men i alle tilfeller refunderes minimum skatter og avgifter. Dokumentasjon som bekrefter kanselleringen og refunderte beløp mottas på e-post fra G Travel noen dager etter kansellering. De ikke-refunderbare kostnadene (inkludert G Travels gebyrer) dekkes av UiT gjennom reiseregning i PagaWeb. 

I reiseregningens kommentarfelt gis det en kort forklaring på hvorfor reisen ikke kunne gjennomføres. For mest effektiv robotkontroll av reiseregningen skrives bestilt flybillett og refunderte beløp på hver sine utleggslinjer. Refunderte beløp føres med minustegn slik at de trekkes mot bestilt billett. Bestilt billett og bekreftelse på kansellering og refunderte beløp vedlegges som dokumentasjon. Andre dokumenterte ikke-refunderbare utlegg føres på vanlig måte i reiseregningen. Det skal ikke føres opp kostgodtgjørelse for reise som ikke er gjennomført. Velg type reiseregning Kun refusjon av utlegg . Dato for utreise og retur føres som den dagen reisen skulle starte.  

Utlegg som refunderes av den ansattes forsikring gjennom kredittkort skal ikke tas med i reiseregningen. 

Endring av reise:

Ansatte som ser det mulig å endre sin reise kan gjøre dette via G Travels reisekonsulenter på difi.sor@gtravel.no eller tlf. 38799800. Endring av reise tilbys nå uten endringsgebyr av de fleste flyselskap, kun en eventuell prisdifferanse for ny billett blir belastet. Ved endring av reise skrives reiseregning etter at reisen er gjennomført. 

Ved spørsmål kan faggruppe variabellønn og reise kontaktes på reiseogvariabel@uit.no eller tlf. 77620800.

Med vennlig hilsen SPOR/Faggruppe variabellønn og reise