NOArbeidet med UiTs tjenestekart
Utvikling av et administrativt tjenestekart vil bidra til å endre hvordan vi leverer våre tjenester – fra et enhetsperspektiv til et tjenesteperspektiv. En slik tjenesteorientering vil innebære større grad av systematisk dialog med brukerne, likt tjenestetilbud (standardisering) og økt brukervennlighet. Arbeidet med et helhetlig tjenestetilbud og et tjenestekart innebærer ikke noen form for omorganisering av administrasjonen.
Tjenestekart versjon 05.10.23:
Tjenestekartet nedenfor (kan åpnes i egen fane, eller som PDF via vedlegget nederst på siden) viser dagens administrative tjenester i lys av et brukerperspektiv. Tjenestekartet er brukertestet, men det vil fortsatt sannsynligvis inneholde feil, feil formuleringer og feil plassering av tjenester. Hvert kulepunkt i kartet er tenkt som en tjeneste. Hver tjeneste vil ha en rekke arbeidsoppgaver og prosesser knyttet til seg, som ikke fremkommer av selve kartet. Tjenestene er delt inn i ulike tjenesteområder, markert med overskriftene i kartet. Tjenestene i kartet er ikke utførlig beskrevet enda, men har enkle beskrivelser i form av tjenestekort. Nærmere beskrivelse og utvikling av tjenestene vil først skje under pilottjenestene og videre når konseptet implementeres.
Arbeidsprosessen med å lage tjenestekartet:
Arbeidet med tjenestekartet har pågått fra mars 2020 og har involvert så godt som alle deler av administrasjonen ved UiT, med tett deltakelse fra ca. 40 personer fra alle administrative nivå og de fleste fakultet. Formålet med den første delen av arbeidet har vært å fremstille en versjon av et tjenestekart som er klar for brukertesting, hvor vi ønsker å legge til rette for innspill og spørsmål fra alle brukergrupper.
For å teste og forbedre tjenestekartet og tenkesettet rundt service- og tjenesteorientering ble det gjennomført 11 brukertestinger ved ulike enheter og campuser høsten 2020. Til sammen kom det inn nærmere 700 innspill til tjenestekartet og totalt sett ble konseptet godt mottatt blant brukerne. Innspillene fra brukertestingen resulterte i tydelige forandringer og klare forbedringer av tjenestekartet.
Gjennom pilotarbeidet i 2021 ble tjenestekartet endret på nytt.
Tidsplan:
- Februar 2020: Innsamling av de tjenester og oppgaver administrasjonen i dag leverer (FERDIG)
- 10.-11. mars 2020: Arbeidsseminar - definering av brukergrupper og sortering av alle dagens oppgaver i en første versjon av et tjenestekart (FERDIG)
- Mars-juni 2020: Smågruppearbeid, mindre arbeidsseminar og dialog med enheter - videreutvikling av tjenestekartet (FERDIG)
- August-oktober 2020: Brukertesting av tjenestekartet (FERDIG)
- November-desember 2020: Endring av tjenestekartet i tråd med innspillene fra brukertestingen (FERDIG)
- Vår 2021- høst 2021: Videre utvikling av tjenester gjennom piloter (FERDIG)
- Vår 2022: Videre utvikling av tjenestekartet på bakgrunn av modell for serviceledelse
- Høst 2023: Administrasjonsdirektøren har besluttet at tjenestekartet skal finnes som autoritativ kilde til administrasjonens tjenester i UHsak/ServiceNow når dette tas i bruk.