Central regulations at UiT The Arctic University of Norway

Generelle ordensregler

Oppmøte:
Du må møte opp minimum 30 minutter før, og skal sitte på plassen din senest 15 minutter før eksamen begynner.

Eksamensplassen:
Eksamensplassene som skal benyttes er merket med bordkort og ordensregler er lagt ut. Har du fått innvilget individuell tilrettelegging får du anvist egen plass som er merket med navn. Du har kun lov å ha følgende på eksamenspulten:                                                                                                           

• Mat og drikke
• PC (ikke tillatt på papireksamen)
• Skrivesaker
• Legitimasjon
• Eventuelle tillatte hjelpemidler

Yttertøy, bagasje og personlige eiendeler:
Eksamensvaktene vil anvise plass for yttertøy, bagasje og personlige eiendeler. Der skal du legge følgende:

• Alt yttertøy og all bagasje
• Mobiltelefon og annet kommunikasjonsutstyr. Disse skal være avslått.
• Armbåndsur – både digitale og analoge
• Alle medbrakte gjenstander du ikke har lov å ha på eksamensplassen

Mobiltelefon og annet kommunikasjonsutstyr er ikke tillatt på eksamen. Har du med deg kommunikasjonsutstyr, må du skru det av og legge det sammen med yttertøy og bagasje.

Armbåndsur er ikke tillatt på eksamen. Dette inkluderer analoge armbåndsur. Har du på deg armbåndsur, må du ta det av og legge det sammen med yttertøy og bagasje.

Hjelpemidler til eksamen:
Tillatte hjelpemidler skal være angitt i eksamensoppgaven. Hvis det ikke er anført noen hjelpemidler på eksamensoppgavens forside, er ingen hjelpemidler tillatt.

Dersom du finnes i besittelse av hjelpemidler som ikke er angitt i eksamensoppgaven, blir dette betraktet som forsøk på fusk.

Legitimasjon:
Ha legitimasjonen klar på pulten. Dersom du ikke kan forevise gyldig legitimasjon, vil du bli bortvist fra eksamen.

Toalettbesøk:
Ved toalettbesøk skal vakten henvise til hvilket toalett som skal benyttes.

Pauser:
Pauser bør begrenses til 10 minutter av gangen. (Dersom du har fått innvilget hviletid unntas du fra dette). Kandidater som er i pause samtidig, skal ikke på noen måte kommunisere med hverandre. Det er ikke tillatt å gå på kiosk/butikk i pausen. Tas pausen utenfor bygget hvor eksamen foregår, må du oppholde deg i nærheten av ytterdøra. Du skal ikke ha tilgang til aviser, annet skriftlig materiale, eller elektronisk utstyr under pauser.

Branninstruks for eksamenslokaler
Hvis brannalarm blir utløst skal alle i eksamenslokalet straks forlate lokalet sammen, og avvente nærmere beskjed. Oppmøte skal skje på oppstillingsplass.

Avvikling av skriftlig eksamen kan som hovedregel ikke fortsette, og eksamensavviklingen blir avbrutt. Eksamenen blir annullert. Dersom det er sannsynliggjort at studentene ikke har hatt anledning til å snakke sammen om eksamensoppgaven utenfor eksamensvaktenes tilsyn i løpet av evakueringen, kan eksamen likevel fortsette. Avvikling av muntlig eller praktisk eksamen kan eventuelt fortsette etter at evakueringssituasjonen er over.

Trekk under eksamen:
Dersom du ønsker å trekke deg fra eksamen, må du fylle ut skjemaet «Trekk under eksamen». Dette må gjøres også om årsaken til trekk er sykdom. I det siste tilfellet må du levere legeerklæring innen en uke hvis du ønsker rett til å ta utsatt eksamen. 

Leverer du blank besvarelse regnes dette som trekk.

Har du trukket deg fra eksamen eller levert tidlig besvarelse, kan du ikke forlate eksamenslokalet før tidligst 1 time etter at eksamen har begynt (karantenetid).

Når du har levert eksamen:
Du må forlate eksamenslokalet straks etter at eksamensbesvarelsen er levert, eventuelt umiddelbart etter karantenetiden på l time. Forhold deg rolig etter å ha levert eksamen, og forlat eksamenslokalet uten unødig støy. Vent med å snakke med medstudenter til etter at du har forlatt lokalet.

Gjennomføring av eksamen

Digital eksamen: Skru på din PC og logg deg inn i det digitale eksamenssystemet umiddelbart ved ankomst. Eksamensoppgaven blir tilgjengelig i eksamenssystemet presis ved eksamensstart. Eksamenssystemet merker din besvarelse med ditt kandidatnummer automatisk. Like etter eksamensstart starter registrering av kandidatene. Du må legitimere deg for fremmøtet.

Når eksamenstiden er ute vil det ikke lenger være mulig å fortsette å skrive på din besvarelse. Du vil til enhver tid kunne se i eksamenssystemet hvor lang tid som gjenstår. Innlevering av eksamen i eksamenssystemet skal kontrolleres av eksamensvakt før du kan forlate lokalet.

Papireksamen:
Eksamensoppgavene utdeles presis ved eksamensstart. Omslag med innføringspapir (eksamensark) og kladd blir også delt ut. Like etterpå starter registrering av kandidatene. Du må legitimere deg for fremmøtet og du får samtidig tildelt ditt kandidatnummer som skal føres på omslagsarket.

Eksamensvaktene opplyser om at eksamenstiden er ute. Du får da tildelt 15 minutter ekstra tid, for utfylling av toppteksten på samtlige ark i besvarelsen pluss omslagsarket – de 15 ekstra minuttene kan KUN brukes til dette. Toppteksten som skal føres på hvert ark er kandidatnummer, dato, sidetall og emnekode. Du skal ikke skrive navnet ditt på besvarelsen. Du kan kun levere inn hele ark. Rettelse av sidetall skjer ved å stryke over feil sidetall og tydelig føre opp det korrekte tallet ved siden av.

Det er ditt eget ansvar å ha din eksamensbesvarelse klar til innlevering når de 15 minuttene er løpt ut. Eksamensvaktene har med andre ord ikke ansvar for å klargjøre/nummerere eksamensbesvarelsen dersom du ikke har gjort dette selv innen tidsfristen. Hvis du ikke er ferdig med å nummerere/klargjøre din besvarelse når de 15 minuttene er løpt ut, vil eksamensvakten inndra besvarelsen. 

Du har ikke anledning til å ta med deg verken uskrevne, eller skrevne kladdeark og eksamensark ut av eksamenslokalet.                                                   

Sist endret: 29.09.2022

Generelle ordensreglar

Oppmøte
Du må møte opp minimum 30 minutt før, og skal sitje på plassen din seinast 15 minutt før eksamen begynner. 

Eksamensplassen
Eksamensplassane som skal brukast er merka med skilt og ordensreglar er lagt ut. Har du fått innvilga individuell tilrettelegging får du eigen plass som er merka med namn. Du har berre lov å ha dette på eksamenspulten: 

• Mat og drikke
• PC (ikkje tillate på papireksamen)
• Skrivesaker
• Legitimasjon
• Eventuelle lovlege hjelpemiddel

Yttertøy, bagasje og personlege eigedelar
Eksamensvaktene vil vise kvar yttertøy, bagasje og personlege eigedelar skal liggje. Dette skal leggjast der:

• Alt yttertøy og bagasje
• Mobiltelefon og anna kommunikasjonsutstyr. Det skal vera avslått.
• Armbandsur – både digitalt og analogt
• Alle gjenstandar som ikkje er lov å ha på eksamensplassen

Mobiltelefon og anna kommunikasjonsutstyr er ikkje tillate på eksamen. Har du med deg kommunikasjonsutstyr, må du skru det av og leggje det saman med yttertøy og bagasje. 

Armbandsur er ikkje tillate på eksamen. Dette inkluderer analoge armbandsur. Har du på deg armbandsur, må du ta det av og leggje det saman med yttertøy og bagasje.

Hjelpemiddel til eksamen
Det skal stå på eksamensoppgåva kva som er lovlege hjelpemiddel. Dersom det ikkje står noko om hjelpemiddel på framsida av eksamensoppgåva, er ingen hjelpemiddel tillatne.

Dersom du blir tatt med hjelpemiddel som ikkje er gitt opp i eksamensoppgåva, blir dette sett som forsøk på fusk.

Legitimasjon 
Ha legitimasjonen klar på pulten. Dersom du ikkje kan vise gyldig legitimasjon, vil du bli vist bort frå eksamen.

Toalettbesøk
Ved toalettbesøk skal vakta vise deg kva toalett som skal brukast.

Pausar
Pausar bør ikkje vara lenger enn 10 minutt om gangen. (Dersom du har fått innvilga kviletid gjeld ikkje dette for deg). Kandidatar som har pause samtidig, skal ikkje på nokon måte kommunisere med kvarandre. Det er ikkje lov å gå på kiosk/butikk i pausen. Dersom du tek pausen utanfor bygget der eksamen er, må du halde deg nær ytterdøra. Du skal ikkje ha tilgang til aviser, anna skriftleg materiale, eller elektronisk utstyr i pausar.

Branninstruks for eksamenslokalet
Viss brannalarm vert utløyst skal alle i eksamenslokalet forlate lokalet saman, og vente nærare melding. Oppmøte skal skje på oppstillingsplass.

Avvikling av skriftleg eksamen kan som hovudregel ikkje halda fram, og eksamensavviklingen vert avbrote. Eksamenen vert annullert. Dersom det er sannsynleggjort at studentane ikkje har hatt høve til å snakka saman om eksamensoppgåva utanfor eksamensvaktenes tilsyn i løpet av evakueringa, kan eksamen likevel halda fram. Avvikling av munnleg eller praktisk eksamen kan eventuelt halda fram etter at evakueringa er over. 

Trekk under eksamen
Dersom du ønsker å trekke deg frå eksamen, må du fylle ut skjemaet «Trekk under eksamen». Dette må gjerast også om grunnen til trekk er sjukdom. I det siste tilfellet må du levere legeerklæring innan ei veka dersom du ønsker rett til å ta utsett eksamen. 

Leverer du blankt svar blir det rekna som trekk. 

Har du trekt deg frå eksamen eller levert svaret tidlig, kan du ikkje forlate eksamenslokalet før tidlegast 1 time etter at eksamen har begynt (karantenetid).

Når du har levert eksamen
Du må forlate eksamenslokalet straks etter at eksamenssvaret er levert, eventuelt straks etter karantenetida på l time. Hald deg roleg etter å ha levert eksamen, og forlat eksamenslokalet utan unødig støy. Vent med å snakke med medstudentar til etter at du har forlate lokalet.

Gjennomføring av eksamen

Digital eksamen
Skru på PC-en din og logg deg inn i det digitale eksamenssystemet straks du har komme. Eksamensoppgåva blir tilgjengeleg i eksamenssystemet presis ved eksamensstart. Eksamenssystemet merkjer automatisk svaret ditt med kandidatnummer. Like etter eksamensstart startar registrering av kandidatane. Du må legitimere deg, for frammøtet.

Når eksamenstida er ute vil det ikkje lenger vere mogeleg å fortsetja å skrive på svaret ditt. Du vil heile tida kunne sjå i eksamenssystemet kor lang tid som er att. Innlevering av eksamen i eksamenssystemet skal kontrollerast av eksamensvakt før du kan forlate lokalet.

Papireksamen
Eksamensoppgåvene blir delt ut presis ved eksamensstart. Omslag med innføringspapir (eksamensark) og kladd blir også delt ut. Like etterpå startar registrering av kandidatane. Du må legitimere deg for frammøtet og du får samtidig tildelt ditt kandidatnummer som skal førast på omslagsarket.

Eksamensvaktene opplyser om at eksamenstida er ute. Du får då tildelt 15 minuttar ekstra tid, for utfylling av toppteksten på alle ark i svaret pluss omslagsarket – dei 15 ekstra minutta kan BERRE brukast til dette. Toppteksten som skal førast på kvart ark er kandidatnummer, dato, sidetal og emnekode. Du skal ikkje skrive namnet ditt på svaret. Du kan berre levere inn heile ark. Du rettar sidetal ved å stryke over feil sidetal og tydeleg føre opp det korrekte talet ved sida av.

Det er ditt eige ansvar å ha eksamenssvaret klart til innlevering når dei 15 minutta er ute. Eksamensvaktene har med andre ord ikkje ansvar for å klargjere/nummerere eksamenssvaret dersom du ikkje har gjort dette sjølv innan tidsfristen. Dersom du ikkje er ferdig med å nummerere/klargjere svaret ditt når dei 15 minutta er ute, vil eksamensvakta inndra det. 

Du har ikkje høve til å ta med deg verken uskrivne, eller skrivne eksamensark eller kladdeark ut av eksamenslokalet.                                                                                  

Sist endret: 29.09.2022

Ortnetnjuolggadusat
Boahtin:
Don fertet boahtit maŋimustá 30 minuhta ovdal go eksámen álgá, ja galggat leat čohkkámin iežat sajis maŋimustá 15 minuhta ovdal go eksámen álgá.

Eksámenbeavdi:
Eksámenbeavddit leat merkejuvvon galbbaiguin ja ortnetnjuolggadusat leat bevddiid alde. Jus dus lea oktagaslaš heiveheapmi, de oaččut sierra saji mii lea merkejuvvon namain. Eksámenbeavddi lusa oaččut dušše váldit čuovvovaš biergasiid:

• Borramuša ja juhkamuša
• Dihtora (ii leat lobálaš bábereksámeniin)
• Čállinneavvuid
• Identitehtaduođaštusa
• Lobálaš veahkkeneavvuid

Olgobiktasat, lávkkat ja persovnnalaš háldooamit:
Eksámenfávttat čájehit gosa olgobiktasiid, gálvvuid ja persovnnalaš biergasiid galgá bidjat. Dohko bijat čuovvovaš biergasiid:

• Buot olgobiktasiid ja gálvvuid
• Mobiilatelefovnna ja eará gulahallanreaidduid
• Giehtadiimmu – sihke digitála ja analoga
• Buot eará biergasiid maid ii leat lohpi váldit eksámenbeavddi lusa

Mobiilatelefovdna ja eará gulahallanreaiddut eai leat lobálaččat eksámenis. Jus dus leat mielde gulahallanreaiddut, de galggat daid jáddadit ja rádjat seamma sadjái gosa leat bidjan iežat gálvvuid ja olgobiktasiid.
Giehtadiibmu ii leat lobálaš eksámenis. Dat maid čuohcá analoga giehtadiimmuide. Jus dus lea giehtadiibmu alde, de galggat dan váldit eret ja rádjat dan olgobiktasiid ja gálvvuid fárrui.

Eksámenveahkkeneavvut:
Lobálaš veahkkeneavvut galget leat almmuhuvvon eksámenbarggus. Jos eksámenbarggu ovdasiiddus eai leat almmuhuvvon makkárge veahkkeneavvut, de ii leat lohpi geavahit makkárge veahkkeneavvuid.
Jos don gávnnahalat veahkkeneavvuiguin mat eai namuhuvvo eksámenbarggus, de rehkenastit ahte don leat geahččalan verrošit.

Identitehtaduođaštus: 
Identitehtaduođaštus ferte leat eksámenbeavddi alde. Jos don it sáhte čájehit lobálaš duođaštusa, de it beasa čađahit eksámena.

Hivssegis fitnan: 
Go fitná hivssegis, de galgá eksámenfákta čájehit guđe hivssega galgá geavahit.

Bottut:
Bottut eai galgga bistit guhkit go 10 minuhta ain hávális. (Dát ii guoskka kandidáhtaide geat leat ožžon ”vuoiŋŋastanáiggi”). Kandidáhtat geat dollet bottu oktanaga eai oaččo ságastallat gaskaneaset. Bottus ii leat lohpi finadit kioskkas/gávppis. Jus doalat bottu olggobealde dan vistti gos eksámen lea, de fertet bottu áigge leahkit olgouvssa lahka. Bottus it beasa lohkat áviissaid itge eará čálalaš materiálaid, itge beasa geavahit elektrovnnalaš rusttegiid.

Buollinnjuolggadusat eksámenlanjain:
Jus buollinalárbma čuodjagoahtá, galget buohkat ovttatmanu guođđit eksámenlanja ovttas, ja vuordit eanet dieđuid. Buohkat galget čoahkkanit šiehtaduvvon deaivvadanbáikái.

Dábálaččat čálalaš eksámenčađaheapmi botkejuvvo, ja eksámen duššindahkkojuvvo. Jus sáhttá veadjehahttit ahte studeanttat eai leat beassan hupmat ovttas eksámenbarggu birra eksámenfávttaid geahču haga eváhkkodilis, de sáhttá lihkka eksámen joatkit. Njálmmálaš dahje praktihkalaš eksámena čađaheapmi sáhttá vejolaččat joatkit maŋŋel eváhkkodili.

Geassádeapmi eksámenis:
Jus háliidat geassádit eksámenis, de fertet deavdit skovi «Geassádeapmi eksámena áigge». Dan fertet dahkat maiddái jus geassádat buozanvuođa geažil. Jos leat buozas, de galggat ovtta vahkku sisa addit doavttirduođaštusa, muđui dus ii leat vuoigatvuohta čađahit maŋiduvvon geahččaleami.
Jus leat geassádan eksámenis dahje addán árra vástádusa, de it sáhte guođđit eksámenlanja ovdal áramusat 1 diimmu maŋŋá go eksámen lea álgán (karantenaáigi).

Go leat loahpahan eksámena:
Don fertet guođđit eksámenlanja dakkaviđe go leat addán eksámenvástádusa, vejolaččat dakkaviđe karantenaáiggi maŋŋá, mii bistá diimmu. Leage jaska maŋŋil go leat addán eksámena, ja guođe eksámenlanja rieja haga. Vuordde hupmamis mielstudeanttaiguin dassážii leat guođđán eksámenlanja.

Eksámena čađaheapmi
Digitála eksámen:
Časke ala du dihtora ja logge sisa digitála eksámenvuogádahkii ovttatmanu go boađat. Eksámenbargu ihttá eksámenvuogádagas juste go eksámen álgá. Eksámenvuogádat merke du vástádusa du kandidáhttanummiriin automáhtalaččat. Dakka maŋŋá eksámenálggu álget kandidáhtaid registreret. Don fertet de čájehit iežat identitehtaduođaštusa.
Go eksámenáigi lea nohkan, ii leat šat vejolaš čállit eanet vástádussii. Don sáhtát eksámenvuogádagas čađat oaidnit man ollu áigi vel lea báhcán. Eksámenfákta galgá dárkkistit eksámena buvttadeami eksámenvuogádagas ovdal go beasat guođđit lanja.

Bábereksámen:
Eksámenbarggu juohkigohtet juste go eksámen álgá. Juohkigohtet maiddái olggošárkka, vástádusárkkaid ja čálašanárkkaid. Dakka maŋŋá registreregohtet kandidáhtaid. Don čájehat de identitehtaduođaštusat, ja oaččut seammás iežat kandidáhttanummira. Kandidáhttanummira galggat čállit olggošárkii.
Eksámenfávttat almmuhit kandidáhtaide go eksámenáigi nohká. Dus lea de vel 15 minuhta lassiáigi deavdit vástádusárkkaid bajimuš oasi ja vel olggošárkka – daid 15 minuhta liigeáiggi galgá geavahit dušše dasa. Árkkaid bajimuš oassái galggat čállit kandidáhttanummira, beaivvi, siidologu ja fáddákoda. Don it galgga čállit iežat nama vástádusárkii. Dušše olles árkkaid sáhttá addit. Jus árkkaid siidologuid fertet divvut, de sárggastat boastu siidologu badjel ja čálát čielgasit dan báldii rivttes siidologu.
Lea du iežat ovddasvástádus gerget eksámenvástádusa dain 15 minuhtas, mat leat ovdal sisaaddima. Dat mearkkaša ahte eksámenfávttain ii leat ovddasvástádus gárvvistit / loguid bidjat du eksámenvástádussii, jus don it leat dan ieš dahkan ovdal áigemeari. Jus don it leat 15 minuhtas čállán siidologuid / gárvvistan iežat vástádusa, de váldá eksámenfákta vástádusa.
Dus ii leat lohpi doalvut vástádusárkkaid dahje čálašanárkkaid olggos eksámenlanjas, leaš dal čállán daidda dahje ii.

Sist endret: 05.02.2024

Det er nedfelt et generelt prinsipp i åndsverkloven § 67 annet ledd: «Ved overdragelse av opphavsrett skal opphaveren ikke anses for å ha overdratt en mer omfattende rett enn det avtalen klart gir uttrykk for». Når arbeidsavtalen ikke uttømmende regulerer dette forholdet, gjelder det ulovfestede prinsippet om at arbeidsgiver får den rett til åndsverket som er nødvendig og rimelig for at arbeidsavtalen skal nå sitt formål.

For å kunne bruke opphavsrettslig beskyttet materiale tilhørende tredjepart må man i utgangspunktet ha tillatelse til dette. Etter åndsverkloven § 43 kan imidlertid «et utgitt verk ... fremføres offentlig og overføres til allmennheten ved undervisning» med unntak av filmverk og scenisk fremføring av sceneverk. Med undervisning forstås opplæring som finner sted i skolen og andre utdanningsinstitusjoner, og ikke opplysningsvirksomhet rettet mot et alminnelig publikum.

I tillegg finnes det mye materiale som kan brukes fritt i undervisning i kraft av lisenser (for eksempel fra Creative Commons eller annen type lisens) som tillater fri bruk. Det er også anledning til å bruke verk i undervisningen i kraft av rammeavtaler mellom undervisningssektoren og vederlagsorganisasjoner som Kopinor (kopiering herunder digitalt), BONO (digital utnyttelse av opphavsrettslig beskyttede kunstverk) og Norwaco (bruk av kringkastingsprogrammer). I tillegg til ovennevnte avtaler har UiT inngått avtale med MPLC Norge for å kunne vise filmer offentlig. Det er altså anledning til å fremføre verket i og utenfor klasserommet, og det kan lages fysiske og digitale kopier som kan gis til elevene og legges åpent tilgjengelig i læringsplattformer.

Blant administrative støtteapparater har Result, som er en avdeling under Universitetsbiblioteket, et særlig ansvar for å bistå undervisere med utvikling av undervisnings- og læringskvalitet. Result bidrar bl.a. til utvikling, produksjon, implementering og bruk av læringsfremmende digitale verktøy/ressurser i undervisning. UiT tilbyr også veiledning i spørsmål som gjelder opphavsrett og personvern.

Muntlige forelesninger, som er vernet etter åndsverkloven og underlagt personopplysningsloven, står i en særstilling som digitalt undervisningsmateriale. Samtykket til opptak som behandlingsgrunnlag etter personopplysningsloven art. 6 punkt 1 a) kan ikke innhentes i disse tilfeller. Gyldig behandlingsgrunnlag kan være art. 6 punk 1 e) «behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse». UiT kan i kraft av sin styringsrett kreve at opptak av forelesninger foretas for å gjøres tilgjengelig for studenter på UiTs læringsplattformer.

Når det gjelder andre typer digitalt undervisningsmaterialet enn opptak av forelesninger, er det opphaveren selv som bestemmer over produksjonen og bruk av materialet i sin undervisningsvirksomhet. 

UiTs samtykke er først og fremst påkrevd av konkurransehensyn, slik at UiT forsikres at avtale med tredjepart ikke vil være eksklusiv og at universitetets benyttelse av materialet ikke umuliggjøres. I tillegg er UiT ansvarlig for å påse at bruk av digitalt undervisningsmateriale av tredjepart ikke går utover opphavsrettigheter og personvern. Det kan også være andre grunner å nekte slik utnyttelse av digitalt undervisningsmateriale, og det er vanskelig å oppgi alle kriterier i retningslinjer. Det forutsettes at personer med beslutningsmyndighet etter disse retningslinjene (punkt 11) kan vurdere om samtykke kan gis eller nektes.

Publisering på Internett krever både opphaverens (punkt 6.2) og UiTs samtykke. Opphaveren kan ha faglige, personlige og andre grunner til å motsette seg denne publiseringen.

UiTs samtykke til en slik publisering er også nødvendig på grunn av at UiT som institusjon er ansvarlig for behandling av persondata og må sørge for at hensyn til personvern blir ivaretatt. Ved å publisere materiale som inneholder personopplysninger på Internett plikter UiT som institusjon å inngå avtaler med internettselskaper, som tilbyr slike tjenester og som i henhold til personopplysningsloven skal være databehandler for UiT. Ved å gi samtykke til publisering av materiale på Internett kontrollerer UiT at det blir valgt en tjenesteleverandør som UiT har avtale om databehandling med.    

Etter retningslinjene må opphaveren sørge for at undervisningsmateriale er i samsvar med regelverket. Slikt ansvar innebærer f.eks. å påse at undervisningsmateriale ikke er i strid med likestillings- og diskrimineringsloven o.l., og at tredjeparts rettigheter må klareres.

I kraft av sin undervisningsfrihet bestemmer opphaveren selv innholdet i sitt undervisningsmateriale. Opphaveren plikter på aktsom måte å påse at det faglige innholdet er tilfredsstillende og at det er i samsvar med regelverket. UiT stiller dessuten sine administrative ressurser, både sentralt og på institutt/fakultetsnivå, til disposisjon for veiledning og rådgivning.

 Når det gjelder erstatningsansvar for undervisningsmateriales lovlige innhold og rettighetsklarering, viser universitetsdirektøren til arbeidsgiveransvaret i skadeserstatningsloven § 2-1 (1) 1. punktum «Arbeidsgiver svarer for skade som voldes forsettlig eller uaktsomt under arbeidstakers utføring av arbeid eller verv for arbeidsgiveren, idet hensyn tas til om de krav skadelidte med rimelighet kan stille til virksomheten eller tjenesten, er tilsidesatt». UiT, som arbeidsgiver, kan ikke fraskrive seg ansvar for ansattes fortsettlige eller uaktsomme handlinger.  

UiT har rett til å foreta enkle redigeringer av materialet, for eksempel at pauser klippes bort eller opptaket formateres, som forutsetter at innholdet ikke påvirkes/endres.

Det kan i løpet av redigeringsarbeidet oppstå utilsiktede endringer og at opphaveren derfor skal varsles om redigeringen slik at opphaveren gis anledning å kontrollere innholdet.

Det må skilles mellom undervisningsmateriale beskyttet av åndsverkloven og ordinært undervisningsmateriale. Når underviseren lager digitalt undervisningsmateriale er det på det rene at materialet skal brukes i undervisningssammenheng av opphaveren.

Ordinært undervisningsmateriale som er utviklet av underviseren som ledd i hans/hennes undervisningsoppgave, kan universitetet gjenbruke med adgang til å gjøre endringer også når det gjelder innholdet, f.eks. tilpasse disse til endringer i studieprogrammer og pensum.

Hva angår opphavsrettslig beskyttet materiale, er dets bruk som hovedregel forbeholdt opphaveren selv. Gjenbruk av opphavsrettslig materiale, herunder bruk av opptak av muntlige forelesninger på senere tidspunkter og for andre formål som det ble laget for, krever opphaverens samtykke. Bruk av digitalt undervisningsmateriale for markedsføring (punkt 7) forutsetter også opphaverens uttrykkelige samtykke.

For å gjennomføre produksjon av digitalt undervisningsmateriale stiller UiT sitt utstyr til disposisjon til undervisere. Om ønskelig er det også mulig for undervisere å bruke eget utstyr. UiT sørger for opplæring og veiledning i tekniske, opphavsrettslige spørsmål, spørsmål om personvern o.l.

 UiT skal bestrebe seg på å beskytte digitalt undervisningsmateriale mot misbruk ved å bruke beskyttelsesprogram som forhindrer uvedkommende å kopiere materialet på nettet. På den andre side har UiT ikke erstatningsansvar for skader på opphaverens interesser dersom materialet blir misbrukt, med mindre det foreligger uaktsomhet fra UiTs ansattes side, det vil si at UiT har arbeidsgiveransvar jf. skadeserstatningsloven § 2-1 (1) 1. punktum.

UiT og opphaveren har gjensidig oppsigelsesrett. Det kreves ikke formell grunn fra opphaverens side for å kunne kreve digitalt undervisningsmaterialet fjernet fra UiT læringsplattform eller Internett. Saklig grunn trenges for å kunne fjernet materialet umiddelbart. Det er fastsatt en oppsigelsesfrist på 6 måneder av hensyn til studentenes mulighet til å ha tilgang til materialet i løpet av et semester/studieprogram.

Etter avslutning av ansettelsesforhold kan opphaveren bruke sitt digitale undervisningsmateriale i sitt nye ansettelsesforhold, også kommersielt, men med UiTs samtykke i henhold til punkt 5.5. På den andre siden, opphører ikke UiTs rett til å utnytte slikt digitalt undervisningsmateriale automatisk. Dersom opphaveren ikke ønsker at UiT fortsetter å bruke dette materialet, kan han/hun benytte seg av bestemmelsen i punkt 10.2 og kreve materialet fjernet fra UiTs plattformer.

Etter åndsverkloven § 104 har studentene rett til egne bilder, herunder slike levende bilder som film. Denne bestemmelse gjelder gjengivelse eller offentlig visning av bilder og film, ikke fotograferingen og filmingen som sådan.

For å kunne gjøre opptak av undervisning når studentene er til stede, kreves det samtykke fra den enkelte student etter åndsverkloven og behandlingsgrunnlag etter personopplysningsloven. Innhenting av studentenes samtykke i hvert enkelt tilfelle vil være praktisk krevende. Dersom bilde av studentene vises i bakgrunnen i større auditorier, er slik samtykke ikke er nødvendig. Dersom studentene deltar i undervisningen ved å stiller spørsmål, å kommentere og dette tas opp, samtykker studentene til videoopptak i tråd med oppgitt formål. De som ikke vil være med på opptak må avstå fra å delta ved å stille spørsmål eller kommentere.  Når det gjelder gjenbruk av undervisningsopptak, kan dette gjøres dersom slik gjenbruk er tillatt etter personopplysningsloven.

• Hvem reglene gjelder for
• Reglene gjelder for ansatte ved UiT 
• Om reglene har tilbakevirkende kraft
• Retningslinjene gjelder fra vedtaksdato, men de gjenspeiler generell praksis ved UiT
• Individuelle avtaler vs generelle retningslinjene

• Utarbeidelse av individuelle avtaler for hver enkel produksjon bidrar i stor utstrekning til å byråkratisere prosessen og kan være tidskrevende for både undervisere og administrasjonen. Det er derfor vurdert som hensiktsmessig å lage generelle regler for produksjon og bruk av digitalt undervisningsmateriale istedenfor å anvende individuelle avtaler. Generelle regler kan ha en universal utforming og bør ha en sikkerhetsventil i spesielle tilfeller der det bør finnes en annen løsning. Generelle regler gjør det også mulig å innta bestemmelser som omhandler studentenes rettigheter og plikter.  Retningslinjene har dessuten veiledende karakter og kan fravikes ved individuell avtale der det er mulig og nødvendig.

• Hvem er beslutningsmyndighet på hver enkelte punkt

• Det er dekaner som skal være beslutningsmyndighet etter disse retningslinjene. Det kan gis fullmakt til prodekaner og instituttledere der det er hensiktsmessig. 

• Krever UiT eierskap til undervisningsmaterialet
• Nei, UiT krever ikke fullstendig overdragelse (eiendomsrett) til digitalt undervisningsmateriale og bruksretten til UiT går vanligvis ikke lengre enn opphaverens egen bruk.
• Hvis det er flere opphavere?
• Da har opphavere opphavsrett til verket i fellesksap
• Hva med honorering til eksterne opphavere, spesielt kunstnere?
• Det må inngås indisiduelle avtaler med eksterne opphavere og honorering skal fastsettes.
• Hva medcorhold til forvaltningsavtalene f.eks TONO?
• Dersom det blir konflikt mellom interesser av forskjellige parter, må indisiduelle avtaler inngår for å ta opp særslikte problemstillinger eller for å avtale indisiduelle løsninger
• Hva er definisjon av «større krets av personer»?
• Krets av familiemedlemmer og nære venner som overstiger ca 30 personer.

• Bør det gis ekstra utteling for produksjon og bruk av digitalt undervisningsmateriale?

• For produksjon og bruk av digitalt undervisningsmateriale tilkommer opphaveren ikke annen godtgjøring enn den ordinære lønnen, men det kan gis uttelling i arbeidsplanen med hensyn til medgått tid til planlegging, forberedelse og organisering av produksjon samt omfang og kompleksitet av arbeidet.

  Hovedtariffavtalene i staten gir ikke grunnlag for å utbetale godtgjøring utover den ordinære lønn som den enkelte har i sin stilling.

Gjelder for ansatte

Sammendrag
Denne er erklæringen er utarbeidet i samsvar med den europeiske personvernforordningen «The General Data Protection Regulation (GDPR)». Erklæringen sier noe om hvilke data og informasjon som samles inn om deg som er søker, kursdeltaker eller student i universitetets databaser for studie- og studentadministrasjon og hvem disse opplysningene deles med. Erklæringen inneholder også informasjon om dine rettigheter knyttet til denne behandlingen.

1) Kort om Felles studentsystem (FS)
Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved UiT Norges arktiske universitet vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

2) Hva er en personvernerklæring?
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan UiT Norges arktiske universitet håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

3) Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, enten direkte eller indirekte.

Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.

4) Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS 
Formål
Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som ansatt/engasjert og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

Rettslig grunnlag
Behandlingen hjemles EUs personvernforordning EU 2016/679 (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b og i universitets- og høyskoleloven § 4-15. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som ansatt/engasjert på en best mulig måte. 

5)  Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS? 
Per i dag blir det ikke behandlet særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger), jf. GDPR art. 9 nr. 1 om deg i FS. 

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, adresser, sted ansatt og personroller ift emner og studieprogram).

Personopplysningene dine kan hentes fra institusjonens personalsystem, brukeradministrativt system, Folkeregisteret, digitalt eksamenssystem eller registreres manuelt av saksbehandlere.

1.  Institusjonens personalsystem:
   Ved UiT Norges arktiske universitet hentes fødselsnummer, navn, adresse, stillingstittel og arbeidssted for stipendiater og ansatte. Opplysningene registreres for å sikre entydig kontaktinformasjon på tvers av kildesystemer.

2. Brukeradministrativt system: 
   For at du skal få en IT-konto ved UiT Norges arktiske universitet og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et eget brukeradministrativt system. Vi registrerer ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), samt hvor du er ansatt (fakultet/avdeling).
3. Folkeregisteret:
   Fra Folkeregistreret hentes oppdaterte opplysninger om hjemstedsadresse og fødselsnummer (11 siffer).
4. Digitalt eksamenssystem:
   Fra digitalt eksamenssystem overføres informasjon om hvem som registrerere karakterer ifbm sensurarbeid.
5. Saksbehandlere ved UiT Norges arktiske universitet
   I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved UiT Norges arktiske universitet registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine arbeidsoppgaver. Eksempler på dette kan være emner eller studieprogram der du har en personrolle som underviser, fagansvarlig, studiekonsulent o.l.

6) Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger? 
I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) på ubestemt tid. 

Hvis UiT Norges arktiske universitet mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon.   

7) Vi overfører personopplysninger til databehandlere 
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. 
UiT Norges arktiske universitet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter: 

• Sikt (leverandør av FS)
• Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO): FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.
• Instructure (leverandør av Canvas): Ved UiT Norges arktiske universitet benyttes Canvas i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at Instructure som utvikler og drifter Canvas, vil ha tilgang til dine personopplysninger. Vi sender navn, brukernavn, FS-intern personidentikator (personløpenummer), og personroller ift til undervisning og studentadministrasjon
• Uniwise (leverandør av Wiseflow): Ved UiT Norges arktiske universitet benyttes eksamenssystemet Wiseflow på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til Wiseflow.  Uniwise som utvikler og drifter Wiseflow vil ha tilgang til dine personopplysninger ifbm sensorroller. Vi sender navn, brukernavn, ekstern- og intern epostadresse og telefonnummer.
• BIBSYS/annen leverandør av biblioteksystem: 

  Vi overfører opplysninger om ansatte på de ulike emnene for tilgang til Leganto.

8) Utlevering av personopplysninger på rettslig grunnlag
UiT Norges aktiske universitet leverer ut dine personopplysninger til de som med hjemmel i lov eller forskrifter krever det.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

• NIFU - Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning: UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål.
• Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger: I tilfeller hvor UiT Norges arktiske universitet mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at UiT Norges arktiske universitet gir innsyn i personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.
• Andre offentlige etater som har rettslig grunnlag for å innhente personopplysninger: For eksempel har NAV, UDI, Vernepliktstjenesten og Politi egne hjemler for innhenting av personopplysninger. I forbindelse med klagesaker vil opplysninger bli sendt til klageinstans etter forvaltningslovens regler.

Dine personopplysninger blir normalt ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

9) Sikkerheten rundt dine personopplysninger 
UiT Norges arktiske universitet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.

10) Dine rettigheter 
Rett til informasjon og innsyn 
Du har krav på å få informasjon om hvordan UiT Norges arktiske universitet behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved UiT Norges arktiske universitet. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering 
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 12.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

11) Kontakt
Behandlingsansvarlig 
UiT Norges arktiske universitet er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7. 
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 10 ovenfor, kan du ta kontakt via TOPdesk. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud
UiT Norges arktiske universitet har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved UiT Norges arktiske universitet. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved UiT Norges arktiske universitet kan nås via e-post: personvernombud@uit.no. 

Tjenesteleverandør
Sikt er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Sikt utvikler og forvalter FS, og at Sikt har det daglige ansvaret for driften av FS.

Kontaktinformasjon til Sikt.

Gjelder for studiesøkere og studenter.

Sammendrag
Denne er erklæringen er utarbeidet i samsvar med den europeiske personvernforordningen «The General Data Protection Regulation (GDPR)». Erklæringen sier noe om hvilke data og informasjon som samles inn om deg som er søker, kursdeltaker eller student i universitetets databaser for studie- og studentadministrasjon og hvem disse opplysningene deles med. Erklæringen inneholder også informasjon om dine rettigheter knyttet til denne behandlingen.

1) Kort om Felles studentsystem (FS)
Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved UiT Norges arktiske universitet vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

2) Hva er en personvernerklæring?
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan UiT Norges arktiske universitet håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

3) Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysninger er om opplysningene kan identifisere en konkret person.

Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.

4) Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS
Formål
Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

Rettslig grunnlag
Behandlingen hjemles EUs personvernforordning EU 2016/679 (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b og i universitets- og høyskoleloven § 4-15. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. Universitetet supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for valgfrie og ikke lovpålagte studenttjenester som innebærer behandling av personopplysninger.

5)  Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?
Per i dag blir det ikke behandlet særlige kategorier av personopplysninger, jf. GDPR art. 9 nr. 1 om deg i FS. Dersom slike opplysninger importeres i FS i forbindelse med behandling av ulike typer søknader, skal saksbehandler overføre disse til saksbehandlings- og arkivsystemet (p.t. ePhorte).

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon, resultater, sanksjoner, tilrettelegging og informasjon om studier og kurs.

Personopplysningene dine kan hentes fra:
1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb
3. Deg selv via EVUweb
4. Deg selv via Studentweb
5. Andre universitet/høgskoler
6. Kontakt- og reservasjonsregisteret
7. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
8. Andre personer som registrerer deg i EVUweb
9. Andre personer som registrerer deg i Nomination
10. Saksbehandlere ved UiT Norges arktiske universitet
11. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
12. Lånekassa
13. Digitale eksamenssystem
14. Fagpersonweb
15. Brukeradministrativt system
16. Institusjonens personalsystem
17. Betalingsfiler fra bank
18. Timeplansystem
19. Oppmøtesystem
20. Studentutvekslingssystem

Frivillige registreringer
1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb
3. Deg selv via EVUweb
4. Deg selv via Studentweb
Det er frivillig for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb, EVUweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og EVUweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier, informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader, dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved UiT Norges arktiske universitet.

Andre universitet/høgskoler
Hvis du søker om opptak til UiT Norges arktiske universitet, og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høgskole som også benytter FS, kan du samtykke til resultatutveksling. Hvis du gir ditt samtykke kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til UiT Norges arktiske universitet. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.

Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil UiT Norges arktiske universitet gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved UiT Norges arktiske universitet vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)
FS kan hente inn din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt.

Registreringer som gjøres på annet grunnlag enn samtykke

• Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB): Hvis du søker om opptak til UiT Norges arktiske universitet via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.Andre personer som registrerer deg i EVUweb
• I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved UiT Norges arktiske universitet. Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.A
• Andre personer som registrerer deg i Nomination: Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Hvis du har blitt nominert i Nomination har du allerede fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nomination for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, fødselsdato, statsborgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger, og eventuelle dokumenter, i Søknadsweb.
• Saksbehandlere ved UiT Norges arktiske universitet: I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved UiT Norges arktiske universitet registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.
• Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret): For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.
• Lånekassa: Sender UiT Norges arktiske universitet lister over alle personer som er kunder hos Lånekassa. Dette gjør de for at vi skal kunne vite hvilke personers opplysninger som skal sendes tilbake til Lånekassa i forbindelse med utbetaling av lån. Se gjerne punkt 8.6 lenger nede.
• Digitale eksamenssystem: Flere og flere eksamener gjennomføres i digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.
• Fagpersonweb: På samme måte som for digitale eksamenssystem kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en webapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse kan også oppmøteregistrering gjøres i Fagpersonweb. Personopplysninger om deg, som registreres i Fagpersonweb, blir sendt til FS.
• Brukeradministrativt system: For at du skal få en IT-konto ved UiT Norges arktiske universitet, og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et eget brukeradministrativt system. Vi registrerer ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), samt hvor du er student (fakultet/avdeling).
• Institusjonens personalsystem: Ved UiT Norges arktiske universitet hentes fødselsnummer, navn, adresse, stillingstittel og arbeidssted for stipendiater og ansatte. Opplysningene registreres for å sikre entydig kontaktinformasjon på tvers av kildesystemer.
• Betalingsfiler fra bank: Ved UiT Norges arktiske universitet hentes opplysninger fra vår bankforbindelse om innbetalinger og fra hvilken bankkonto betalingen er foretatt. Informasjon brukes til å registrere betalt semesteravgift.

6) I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling
Ut fra forhåndsdefinerte kriterier utføres det i noen prosesser en automatisk saksbehandling. Dette benyttes ved rene rutineoppgaver som oppretting av faktura eller for kontroll av  data opp mot gitte kriterier i forbindelse med:
• poengberegning ved opptak
• tildeling av studieplass
• beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
• oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
• beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler
• kontroll av utdanningsplan
• beregning av oppnådd kvalifikasjon ved fullført studium
• inndragning av studierett jf. forskrifte om studier og eksamen § 49.

7) Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) på ubestemt tid. Det finnes noen unntak:
Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
Hvis UiT Norges arktiske universitet mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle aktive søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.

8) Vi overfører personopplysninger til databehandlere
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
UiT Norges arktiske universitet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
1) Sikt (leverandør av FS): FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.
2) Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO): FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.
3) Instructure (leverandør av Canvas): Ved UiT Norges arktiske universitet benyttes Canvas i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at Instructure som utvikler og drifter Canvas, vil ha tilgang til dine personopplysninger. Vi sender navn, brukernavn, FS-intern personidentikator (personløpenummer), kull, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmeldinger til undervisning.
4) Uniwise (leverandør av Wiseflow): Ved UiT Norges arktiske universitet benyttes eksamenssystemet Wiseflow på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til Wiseflow.  Uniwise som utvikler og drifter Wiseflow vil ha tilgang til dine personopplysninger. Vi sender navn, brukernavn, ekstern- og intern epostadresse, telefonnummer, samt  informasjon om oppmelding til eksamen herunder målform og lengden på eksamenen. FS mottar informasjon om sensur og resultatstatus for gjennomført eksamen.
5) BIBSYS/annen leverandør av biblioteksystem: For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved UiT Norges arktiske universitet, og ta i bruk  bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.
6) Andre universiteter og høgskoler:
- Søknad om opptak gjennom Samordna opptak
Når du søker om opptak til UiT Norges arktiske universitet gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av UiT Norges arktiske universitet. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

- Samtykke til resultatutveksling
Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

- Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

- Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd
I tilfeller hvor det er registrert at UiT Norges arktiske universitet har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

9) Utlevering av personopplysninger på rettslig grunnlag
UiT Norges aktiske universitet leverer ut dine personopplysninger til de som med hjemmel i lov eller forskrifter krever det.
Dine personopplysninger blir normalt ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

1) Norges arktiske studentsamskipnad
2) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
3) Lånekassa
4) NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
5) Statistisk sentralbyrå (SSB)
6) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) 
7) NIFU - Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
8) Helsedirektoratet
9) Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger
10) Andre offentlige etater som har rettslig grunnlag for å innhente personopplysninger
11) Avtaleinstitusjoner

1) Norges arktiske studentsamskipnad
Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra UiT Norges arktiske universitet. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

2) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
UiT Norges arktiske universitet sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse. Dette gjør vi  2 ganger i året for å sikre at personopplysningene dine er oppdaterte.

3) Lånekassa
Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.
Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).
Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.

4) NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
-Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

5) Statistisk sentralbyrå (SSB)
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til
• din semesterregistrering
• ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
• ditt/dine fullførte studieprogram
• din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
• deg og din studierett på et doktorgradsprogram

6) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til
• din søknad om opptak til studier
• din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
• dine avlagte eksamener
• din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
• din(e) utveksling(er)
• om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
• deg og ditt doktorgradsprogram

7) NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

8) Helsedirektoratet
Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil UiT Norges arktiske universitet sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium.

9) Utlevering av personopplysninger etter offentleglova
I tilfeller hvor UiT Norges arktiske universitet mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at UiT Norges arktiske universitet gir innsyn i personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

10) Andre offentlige etater som har rettslig grunnlag for å innhente personopplysninger
For eksempel har NAV, UDI, Vernepliktstjenesten og Politi egne hjemler for innhenting av personopplysninger. I forbindelse med klagesaker vil opplysninger bli sendt til klageinstans etter forvaltningslovens regler.

11) Avtaleinstitusjoner
UiT kan utlevere personopplysninger til utdanningsinstitusjoner som universitetet har avtaler med ifbm studentutveksling. Dette kan gjelde institusjoner både innenfor og utenfor EU/EØS. Det rettslige grunnlaget er avtale mellom institusjonene og samtykkeerklæring fra student.

10) Sikkerheten rundt dine personopplysninger
UiT Norges arktiske universitet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.

11) Dine rettigheter
Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan UiT Norges arktiske universitet behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved UiT Norges arktiske universitet. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 12.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

12) Kontakt
Behandlingsansvarlig
UiT Norges arktiske universitet er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 11 ovenfor, kan du ta kontakt via ssa-system@hjelp.uit.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud
UiT Norges arktiske universitet har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved UiT Norges arktiske universitet. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved UiT Norges arktiske universitet kan nås via e-post: personvernombud@uit.no. 

Tjenesteleverandør
Sikt er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Sikt utvikler og forvalter FS, og at Sikt har det daglige ansvaret for driften av FS.

Kontaktinformasjon til Sikt.

For applicants and students

Summary
This policy has been drawn up in accordance with the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR). The policy outlines which data and information are collected about you as an applicant, course participant or student in the university’s databases for study administration, and with whom this data is shared. The policy also contains information about your rights in connection with processing of the data.

1) Brief presentation of the Common Student System (FS)
The Common Student System (Felles studentsystem, FS) is a study administration system developed for universities, scientific colleges and national university colleges. The system has also been made available to private university colleges. When you apply for admission and study at UiT The Arctic University of Norway, your personal data will be registered, processed and stored in FS.

Numerous applications are connected to the study administration system FS. Consequently, data registered in these applications is also stored in FS. In various contexts, data stored in FS is transferred to various parties/organisations.

2) What is a privacy policy?
This privacy policy describes how UiT The Arctic University of Norway handles your personal data in the administration system FS. The purpose of this privacy policy is to inform you about which personal data are processed, how they are processed, who is responsible for the processing, which rights you have and who you can contact.

3) What is considered personal data?
Personal data means any form of data, information and assessments that can be connected to you as an individual. The determining factor of whether data is considered personal data or not is if the data can identify a specific person.

In some cases, data which, on its own, cannot be linked to a specific individual, may constitute personal data if it is used in combination with other data.

4) The purpose and lawfulness of processing of personal data in FS
Purpose
The purpose of the processing of personal data in FS is to safeguard your rights as an applicant, student, course participant or PhD candidate and to fulfil the institution’s tasks and obligations pursuant to the provisions of the Act relating to universities and university colleges.

Lawfulness
The processing is founded on Article 6 no. 1. e) and 3. b) of the European Union’s General Data Protection Regulation EU 2016/679 (GDPR) and Section 4-15 of the Act relating to Universities and University Colleges. The processing is necessary for performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority, and for fulfilment of and compliance with provisions of the Act relating to universities and university colleges. The processing also occurs so that the institution can take care of your interests as a student in the best possible manner. The university supplements the lawfulness with a statement of consent for optional and non-statutory student services that involve processing of personal data.

5) Which types of personal data are processed in FS?
Special categories of data, cf. Article 9 no. 1 of GDPR, about you are not currently processed in FS. If such data are imported in FS in connection with processing of various types of applications, the processor must transfer these to the electronic administrative and filing system (currently ePhorte).

The following personal data may be processed in FS: profile information (such as your name, national identity number/D number/S number (11 digits), gender, contact details, information about your background, first language and photo), information about the application, consents you have given, status (such as residence permit and police certificate of conduct where relevant), semester registration info, invoice information, grades, sanctions, adaptations and information about courses of study.

Your personal data may come from:
1. Yourself submitted via the application portal on the Norwegian Universities and Colleges Admission Service (NUCAS) website
2. Yourself submitted via Søknadsweb
3. Yourself submitted via EVUweb
4. Yourself submitted via Studentweb
5. Other universities/university colleges
6. Contact and Reservation Register (KORR)
7. The National Diploma Database (NVB)
8. Others registering you in EVUweb
9. Others registering you in Nomination
10. Administrative staff at UiT The Arctic University of Norway
11. The National Registry
12. The Norwegian State Educational Loan Fund
13. Digital examination systems
14. Fagpersonweb
15. User administration system
16. The institution’s Human Resource management system
17. Payment files from banks

Voluntary registration
1. Yourself submitted via the application portal on the Norwegian Universities and Colleges Admission Service (NUCAS) website
2. Yourself submitted via Søknadsweb
3. Yourself submitted via EVUweb
4. Yourself submitted via Studentweb
Registration of personal data via the application portal on the Norwegian Universities and Colleges Admission Service (NUCAS) website, Søknadsweb, EVUweb and Studentweb is voluntary. However, without your personal data, we may be unable to process your applications. In the application portals on the Norwegian Universities and Colleges Admission Service (NUCAS) website, Søknadsweb and EVUweb, you may register information about yourself in connection with your application to a programme of study or course enrolment. On Studentweb, you can register information about yourself in connection with your application to a programme of study, information about your background, enrolment for lectures and registration for examinations, applications and documents you upload. This information may be necessary for us to process your applications and for you to study at UiT The Arctic University of Norway.
5. Other universities/university colleges
If you apply for admission to UiT The Arctic University of Norway and have attained credits at another university/university college that also uses FS, you may consent to the higher education institutions sharing your results with each other. By giving your consent, administrative staff may retrieve all your results from any higher education institution in Norway that uses FS. In practice, this means most universities and university colleges in Norway, except for the Norwegian Business School (BI). We refer to the privacy policy of the respective institutions for further information about how your personal data is processed.

If you have attained credits from a university/university college outside of Norway that is part of the EMREX network, you may transfer your results to UiT The Arctic University of Norway via Søknadsweb and Studentweb.

If a Norwegian higher education institution has imposed a sanction on you that may also affect your application to/enrolment at other Norwegian higher education institutions (pursuant to Sections 3-7 (8), 4-8 (1) to (3) or 4-10 (3) of the Act relating to universities and university colleges), UiT The Arctic University of Norway will receive personal data about you via the Register for Banned Students (RUST). A few select individuals at UiT The Arctic University of Norway will have access to this personal data. Please refer to the privacy policy for RUST.

6. Contact and Reservation Register (KORR)
FS may retrieve your e-mail address and mobile phone number from the Contact and Reservation Register (KORR). If you do not want anyone to access your contact details via KORR, you may reserve yourself against this in KORR. For further information, please refer to the website of the Agency for Public Management and eGovernment (Difi).

Registrations made on a basis other than consent
7. National Diploma Database (NVB)
If you apply for admission to UiT The Arctic University of Norway via the Norwegian Universities and Colleges Admission Service (NUCAS) website, we retrieve personal data about you from the National Diploma Database. The National Diploma Database includes most electronic diplomas issued by upper secondary schools from the year 2000 and later. We retrieve your name, national identity number (11 digits), the name of your school, subjects and grades.

8. Others registering you in EVUweb
In some cases, employers and others may register information about you in EVUweb. This normally occurs when you arrange studies or further and/or continuing education at UiT The Arctic University of Norway through your employer. This information may be necessary for us to process an application for admission to programmes of study or enrolment for courses.

9. Others registering you in Nomination
Nomination is a web application where external institutions can nominate exchange students for programmes of study at Norwegian higher education institutions. If you have been nominated in Nomination, you will have already been notified of this by e-mail. The following personal data is registered in Nomination and transferred to FS: first and last names, gender, e-mail address, date of birth, citizenship and what you have been nominated for. The person nominating you may also upload documents to support the nomination. Anyone who has been nominated can access their personal data, as well as any uploaded documents, in Søknadsweb.

10. Administrative staff at UiT The Arctic University of Norway
In some circumstances, it may be necessary for administrative staff at UiT The Arctic University of Norway to register information about you in connection with your studies. Examples of this may include assessments associated with applications for admission, explanations of and appeals against grades and registrations associated with the completion of programmes of study.

11. The National Registry
To ensure your name and address are registered correctly in FS, we retrieve your name and address from the National Registry.

12. The Norwegian State Educational Loan Fund
The Norwegian State Educational Loan Fund sends UiT The Arctic University of Norway a list containing the names of all their clients. In this way, we know which students’ personal data to send them in connection with the disbursement of loans. Refer also to point 8.6 below.

13. Digital examination systems
Increasing more examinations are administered in digital examination systems. Any grades and explanations of grades registered under your name in these examination systems by lecturers and examiners are transferred to FS.

14. Fagpersonweb
In the same way as for digital examination systems, grades and explanations of grades are registered under your name in Fagpersonweb. Fagpersonweb is a web application used by lecturers and examiners. In addition to grades and explanations of grades, Fagpersonweb is also used to register attendance. All personal data registered about you in Fagpersonweb is transferred to FS.

15. User administration system
For UiT The Arctic University of Norway to create an account for you that enables you to access our ICT services, your personal data is registered in a user administration system. We register your name and national identity number (11 digits), as well as the name of your faculty/department.

16. The institution’s Human Resource management system
The UiT The Arctic University of Norway retrieves the national identity number, name, address, position title and place of work for PhD candidates and employees. We register this information to ensure that the contact details in the various source systems is consistent.

17. Payment files from banks
UiT The Arctic University of Norway retrieves information from our bank about payments and the bank account from which the payment is made. We use this information to register payment of the semester fee.

6) In some cases, we utilise automated processing
Automated individual decision-making is utilised for some administrative processes, based on predefined criteria. Such automated processing is used for purely routine tasks such as creating invoices and checking data against stipulated criteria in the following cases:

• calculation of scores during the admission process
• allocation of places on programmes of study
• calculation of eligibility for various courses (via Studentweb)
• registration for lectures and examinations and allocation of places on courses with restricted admission
• calculation of final grade for courses where examinations consist of various parts
• monitoring of individual education plans
• calculation of qualifications attained on competition of a programme of study
• termination of admission due to insufficient progression

7) How long do we store your personal data?
As a starting point, all your personal data is stored in the Common Student System (FS) indefinitely. However, there are some exceptions:

Documents relating to applicants who apply via the Norwegian Universities and Colleges Admission Service, and who do not gain admission, are erased when the admission process is completed.

Personal data associated with sanctions, cf. Sections 3-7 (8), 4-8 (1) to (3) or 4-10 (3), is automatically erased from FS six months after expiration of the sanction period.

If UiT The Arctic University of Norway receives notice that you have died, we will delete your contact details. Any active applications for admission, enrolments for lectures/courses and registrations for examinations, etc. will be withdrawn.

8) Transfer of personal data to third parties

Disclosure or export of data is defined as any transfer of data. However, this does not apply to the transfer of data within the institution’s own systems or to the data subject himself/herself or any other party receiving data on the data subject’s behalf.

UiT The Arctic University of Norway may disclose or export data that contains personal data to other systems, i.e. external data processors, in cases where this is deemed necessary.

Your personal data may be disclosed to the following parties/enterprises:

1. Sikt (service provider of FS)
2. University Centre for Information Technology (USIT) at the University of Oslo (UiO) (operator of FS)
3. Instructure (service provider of Canvas)
4. Uniwise (service provider of Wiseflow)
5. Other universities and university colleges
6. BIBSYS/other service providers of library systems

1) Sikt:

FS is developed by Unit. Any employees at Unit who require access to your personal data in a professional capacity are granted such access.

2) University Centre for Information Technology (USIT) at the University of Oslo (UiO):

Any employees at USIT who require access to your personal data in a professional capacity are granted such access.

3) Instructure (service provider of Canvas):

UiT The Arctic University of Norway uses Canvas for teaching purposes and on some occasions in connection with examinations. Consequently, as the developer and operator of Canvas, Instructure will have access to your personal data. We transfer your name, username, FS internal identifier (personal identification number), year group, group affiliation and information about enrolments for courses, etc.

4) Uniwise (service provider of digital examination system):

UiT The Arctic University of Norway uses the Wiseflow examination system for numerous examinations. To enable you to sit digital examinations, we send personal data about you to Wiseflow. Uniwise, which develops and operates Wiseflow, will have access to your personal data. We send your name, username, external and internal e-mail addresses, telephone number and information about registration for examinations, including the language and length of the examination. FS receives information about the examination result and result status for the examination implemented.

5) Other universities and university colleges:

Application for admission through the Norwegian Universities and Colleges Admission Service:

• When you apply for admission to UiT The Arctic University of Norway through the Norwegian Universities and Colleges Admission Service (NUCAS), in most cases your application will be processed by UiT The Arctic University of Norway. If you have applied for admission to one or more other universities/university colleges, they may process your application on behalf of all of the universities/university colleges to which you have applied. In such cases, they will process and store personal data about you in connection with your application(s). Your application will primarily include personal data that you registered through the application portal on the NUCAS website.
• Consent to exchange of results:
  If you have attained assessments and grades from a university/university college and wish to use these results in connection with an application for admission to another Norwegian university/university college, you may consent to the exchange of results. By giving your consent, administrative staff may retrieve all your results from any higher education institution in Norway that uses FS. In practice, this means most universities and university colleges in Norway, except for the Norwegian Business School (BI). We refer to the privacy policy of the respective institutions for further information about how your personal data is processed.
• Recognition of education taken abroad
  If you have applied for recognition of education taken abroad, case specific data related to your application, including personal data about you, will be transferred to GAUS (a search service for approval of foreign studies). Other Norwegian universities/university colleges may search for and gain access to personal data about you in GAUS. Please refer to the privacy policy for GAUS.
• Sanctions resulting from student conduct
  In cases where UiT The Arctic University of Norway has decided to impose a sanction against you, in several cases this decision will be transferred to RUST, the Register for Banned Students. Sanctions may be issued because of one or more of the following: use of a false diploma, disruptive/harassing conduct, dangerous conduct, aggravated breach of confidentiality, gross negligence during internship or clinical instruction, cheating, attempted cheating, aiding in cheating or expulsion based on a suitability assessment. If you have applied for admission to another Norwegian university/university college during the sanction period, your personal data will be transferred to this university/university college. A few select individuals at this institution will be able to access your personal data. In some circumstances, this also applies if you have registered for an examination. Please refer to the privacy policy for RUST.

6) BIBSYS/other service providers of library systems

To enable you to be registered as a borrower at UiT The Arctic University of Norway and use the library services, we transfer personal data about you to BIBSYS. This only applies when you have registered for the current semester and paid the semester fee.

9) Disclosure of personal data on legal grounds

UiT The Arctic University of Norway discloses your personal data to requesting third parties pursuant to legislation or regulations.

Your personal data will not normally be disclosed to countries outside of the EU/EEA, or to any international organisations.

1)      The Arctic Student Welfare Organisation

2)      The National Registry

3)      The Norwegian State Educational Loan Fund

4)      The Norwegian Agency for Quality Assurance in Education (NOKUT)

5)      Statistics Norway (SSB)

6)      The Norwegian Centre for Research Data (NSD) and the Database for Statistics on Higher Education (DBH)

7)      Nordic Institute for Studies in Innovation, Research and Education (NIFU)

8)      Norwegian Directorate of Health

9)      Other parties that pursuant to the Freedom of Information Act are entitled to access your personal data

10)   Other government agencies with legal grounds to obtain your personal data

11)   Partner institutions

1) The Arctic Student Welfare Organisation

If you have paid your semester fee for the current semester or received an offer of admission to a programme of study in the last two months, the various student welfare organisations in Norway may access personal data about you from UiT The Arctic University of Norway. The purpose of this is to confirm you are a student and, as such, entitled to a student discount when you use the student welfare organisations’ services. The student welfare organisation may retrieve your national identity number (11 digits), name, the date you last paid the semester fee and your student ID.

2) The National Registry

UiT The Arctic University of Norway sends the following personal data about you to the National Registry: name, national identity number (11 digits) and address. We do so twice per year to ensure your personal data is up to date.

3) The Norwegian State Educational Loan Fund

If you are a client of the Norwegian State Educational Loan Fund, personal data about you will be transferred to the agency as soon as your student status has been registered. The following personal data is transferred to the Norwegian State Educational Loan Fund daily: your national identity number/D number (11 digits) and the name of the university/university college you are enrolled at.

If you have sat an examination and/or received prior recognition of education or a period of study abroad, personal data about you will be transferred to the agency. The following personal data is transferred to the Norwegian State Educational Loan Fund daily: your national identity number/D number (11 digits), the name of the university/university college you sat the examination at, the result of the examination (pass/fail/not graded and, if pass, the grade you were awarded).

We transfer your personal data to the Norwegian State Educational Loan Fund to prevent you from needing to document your student status and education taken abroad.

4) The Norwegian Agency for Quality Assurance in Education (NOKUT)

Recognition of education taken abroad

If you have applied for recognition of education taken abroad, data related to your application, including personal data about you, will be transferred to GAUS (a search service for approval of foreign studies). NOKUT is entitled to search for and access personal data about you in GAUS.

5) Statistics Norway (SSB)

In various contexts, UiT The Arctic University of Norway will transfer personal data about you to Statistics Norway for statistical purposes. This personal data is related to:

• your semester registration
• your examination result(s)
• your completed programme of study
• your qualification(s) attained entitling you to a diploma
• you and your admission to a PhD programme 

6) The Norwegian Centre for Research Data (NSD) and the Database for Statistics on Higher Education (DBH)

In various contexts, UiT The Arctic University of Norway will transfer personal data about you to NSD and DBH for research and statistical purposes. This personal data is related to:

• your application for admission to studies
• your semester registration, payment of semester fee and course registration(s)
• your examination result(s)
• your qualification(s) attained
• your exchange period(s)
• whether your credit production is in accordance with your individual education plan
• you and your PhD programme

7) Nordic Institute for Studies in Innovation, Research and Education (NIFU)

In various contexts, UiT The Arctic University of Norway will transfer personal data about you to NIFU for research purposes. This personal data is related to your master’s degree (in some cases bachelor’s degree) and PhD degree.

8) Norwegian Directorate of Health

If you have completed a programme of study that qualifies you for authorisation or licence pursuant to the Health Personnel Act or the Act relating to veterinarians and other animal health personnel, UiT The Arctic University of Norway will transfer personal data about you to the Norwegian Directorate of Health/Register for Health Personnel (HPR). This data includes your name, national identity number (11 digits), information about your programme of study and the qualification you have attained. This means you do not need to apply for authorisation when you complete such programmes of study.

9) Disclosure of personal data pursuant to the Freedom of Information Act

In cases where UiT The Arctic University of Norway receives applications for access pursuant to the provisions of the Freedom of Information Act, the provisions of the Personal Data Act cannot be used to limit this right of access when such applications relate to personal data. Consequently, UiT The Arctic University of Norway grants access to personal data about you to parties other than those mentioned in this privacy policy.

10) Other government agencies with legal grounds to obtain personal data

The Norwegian Labour and Welfare Administration (NAV), the Norwegian Directorate of Immigration (UDI), the Norwegian Military Service Centre and the Police have separate legal authority to obtain personal data. In connection with appeals, personal data will be transferred to the appeals body pursuant to the provisions of the Public Administration Act.

11)   Partner institutions

UiT The Arctic University of Norway may disclose personal data to higher education institutions with which the university has agreements in connection with student exchanges. This applies to instructions in and outside of the EU/EEA. The legal grounds are the agreement between the institutions and the statement of consent from the student.

10) Security of your personal data

UiT The Arctic University of Norway regularly performs risk and vulnerability analyses to protect your personal data in FS. Furthermore, security measures have been implemented, such as access controls to prevent more employees than is necessary from having access to your personal data. 

11) Your rights

Right of access
You have the right to receive information about how UiT The Arctic University of Norway processes your personal data. The purpose of this privacy policy is to provide you with the information you have the right to receive.

You also have the right to view/access all personal data registered about you at UiT The Arctic University of Norway. You also have the right to obtain a copy of the personal data about you.

Right to rectification
You have the right to have inaccurate personal data about you rectified. You also have the right to to have any incomplete personal data about you completed. If you believe we have registered inaccurate or incomplete personal data about you, please feel free to contact us. It is important that state the grounds and, if relevant, document why you believe the personal data registered is inaccurate or incomplete.

Right to restriction of processing
In certain circumstances, you may have the right to demand restriction of processing of your personal data. Restricting the processing of personal data means that your personal data will still be stored, but the opportunities for further processing are restricted.

If you believe that personal data about you is inaccurate or incomplete, or you have lodged a complaint against the processing of your data (read more about this below), you have the right to demand that the processing of your personal data be restricted temporarily. This means that processing will be restricted until we have rectified your personal data or assessed whether your complaint is justified.

In other circumstances, you may also demand a more permanent restriction on the processing of your personal data. To qualify for the right to restrict processing of your personal data, the conditions stipulated in the Personal Data Act and Article 18 of the GDPR must be met. If we receive a request from you to restrict processing of your personal data, we will assess whether the statutory conditions have been met.

Right to erasure
In certain circumstances, you have the right to demand that we erase your personal data. The right to erasure is not unconditional, and whether you have the right to erasure must be assessed in light of the current privacy legislation, i.e. the Personal Data Act and the GDPR. If you wish to have your personal data erased, please feel free to contact us. It is important that you state the grounds of why you wish to have your personal data erased and, if possible, specify which personal data you want erased. We will assess whether the statutory conditions for erasure have been met. Please note that the law allows for us to make exceptions to your right to erasure, e.g. this will be the case when we need to store the personal data to perform a task to comply with the provisions of the Act relating to universities and university colleges or archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes.

Right to object
You may have the right to object to processing, i.e. to protest against the processing, on grounds that you have a special need to stop the processing, e.g. if you have a need for protection or a secret address, etc. The right to object is not unconditional, and it is dependent on the legal basis for the processing, and on your specific circumstances. These conditions are outlined in Article 21 of the GDPR. If you object to the processing, we will assess whether the conditions for objecting have been met. If we find that you have the right to protest against the processing and that your objection is justified, we will stop the processing. Furthermore, you will have the right to demand erasure of the data. Please note that nevertheless the law allows for us to make exceptions to your right to erasure, e.g. when we need to store the personal data to perform a task to comply with the provisions of the Act relating to universities and university colleges or to safeguard important public interests.

Right to lodge a complaint against processing
If you believe we have not processed your personal data in a correct and lawful manner, or if you believe we have failed to protect your rights, you have the right to lodge a complaint against the processing. You will find the necessary contact details in point 12 below.

If we dismiss your complaint, you have the right to lodge a complaint with the Norwegian Data Protection Authority (DPA). The DPA is responsible for ensuring that, when processing personal data, Norwegian enterprises comply with the provisions of the Personal Data Act and the GDPR.

12) Contact details
Controller
UiT The Arctic University of Norway is the controller of personal data in the Common Student System (FS), cf. Article 4 no. 7 of GDPR.

If you wish to exercise your rights as outlined in point 11 above, you may contact us at ssa-system@hjelp.uit.no. We will process your request without undue delay and within 30 days at the latest.

Data protection officer
UiT The Arctic University of Norway has a data protection officer who is responsible for protecting the personal data interests of students and staff at UiT The Arctic University of Norway. You may contact the data protection officer for administrative processing of personal data at UiT The Arctic University of Norway by e-mail at: personvernombud@uit.no.

Service provider
Sikt is the service provider of FS. This means that Sikt develops and manages FS and is responsible for the day-to-day operation of FS.

Contact details for Sikt.

Summary
This policy has been drawn up in accordance with the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR). The policy outlines which data and information are collected about you as an applicant, course participant or student in the university’s databases for study administration, and with whom this data is shared. The policy also contains information about your rights in connection with processing of the data.

1) Brief presentation of the Common Student System (FS)
The Common Student System (Felles studentsystem, FS) is a study administration system developed for universities, scientific colleges and national university colleges. The system has also been made available to private university colleges. When you apply for admission and study at UiT The Arctic University of Norway, your personal data will be registered, processed and stored in FS.

Numerous applications are connected to the study administration system FS. Consequently, data registered in these applications is also stored in FS. In various contexts, data stored in FS is transferred to various parties/organisations.

2) What is a privacy policy?
This privacy policy describes how UiT The Arctic University of Norway handles your personal data in the administration system FS. The purpose of this privacy policy is to inform you about which personal data are processed, how they are processed, who is responsible for the processing, which rights you have and who you can contact.

3) What is considered personal data?
Personal data means any form of data, information and assessments that can be connected to you as an individual. The determining factor of whether data is considered personal data or not is if the data can identify a specific person.

In some cases, data which, on its own, cannot be linked to a specific individual, may constitute personal data if it is used in combination with other data.

4) The purpose and lawfulness of processing of personal data in FS
Purpose
The purpose of the processing of personal data in FS is to safeguard your rights as an temporary employee and to fulfil the institution’s tasks and obligations pursuant to the provisions of the Act relating to universities and university colleges.

Lawfulness
The processing is founded on Article 6 no. 1. e) and 3. b) of the European Union’s General Data Protection Regulation EU 2016/679 (GDPR) and Section 4-15 of the Act relating to Universities and University Colleges. The processing is necessary for performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority, and for fulfilment of and compliance with provisions of the Act relating to universities and university colleges. The processing also occurs so that the institution can take care of your interests as temporary employee in the best possible manner.

5) Which types of personal data are processed in FS?
Special categories of data, cf. Article 9 no. 1 of GDPR, about you are not currently processed in FS.
The following personal data may be processed in FS: profile information (such as your name, national identity number/D number/S number (11 digits), gender, contact details, your department and your role regarding courses and study programme. Your personal data may come from The institution’s Human Resource management system, User administration system, The National Registry, Digital examination systems or registered manually by an executive officer.

1. The institution’s Human Resource management system
The UiT The Arctic University of Norway retrieves the national identity number, name, address, position title and place of work for PhD candidates and employees. We register this information to ensure that the contact details in the various source systems is consistent.

2. User administration system
For UiT The Arctic University of Norway to create an account for you that enables you to access our ICT services, your personal data is registered in a user administration system. We register your name and national identity number (11 digits), as well as the name of your faculty/department.

3. The National Registry
To ensure your name and address are registered correctly in FS, we retrieve your name and address from the National Registry.

4. Digital examination systems
Information about who registers grades comes from the digital exam and assessment platform.

5. Administrative staff at UiT The Arctic University of Norway
In some circumstances, it may be necessary that administrative staff at UiT The Arctic University of Norway record information on you related to your work tasks. Examples of this can be courses or study programs where you have a role as a teacher, executive officer, etc.

6) How long do we store your personal data?
As a starting point, all your personal data is stored in the Common Student System (FS) indefinitely.
If UiT The Arctic University of Norway receives notice that you have died, we will delete your contact details.

7) Transfer of personal data to third parties
Disclosure or export of data is defined as any transfer of data. However, this does not apply to the transfer of data within the institution’s own systems or to the data subject himself/herself or any other party receiving data on the data subject’s behalf.

UiT The Arctic University of Norway may disclose or export data that contains personal data to other systems, i.e. external data processors, in cases where this is deemed necessary.

Your personal data may be disclosed to the following parties/enterprises:
Sikt (service provider of FS)

University Centre for Information Technology (USIT) at the University of Oslo (UiO)
Any employees at USIT who require access to your personal data in a professional capacity are granted such access.

Instructure (service provider of Canvas)
UiT The Arctic University of Norway uses Canvas for teaching purposes and on some occasions in connection with examinations. Consequently, as the developer and operator of Canvas, Instructure will have access to your personal data. We transfer your name, username, FS internal identifier (personal identification number), enrolments for courses, roles, etc.

Uniwise (service provider of digital examination system)
UiT The Arctic University of Norway uses the Wiseflow examination system for numerous examinations. To enable you to sit digital examinations, we send personal data about you to Wiseflow. Uniwise, which develops and operates Wiseflow, will have access to your personal data role as an assessor We send your name, username, external and internal e-mail addresses and telephone number.

BIBSYS
Information about employees, connected to our courses, are transferred, so that they can access Leganto.

8) Disclosure of personal data on legal grounds
UiT The Arctic University of Norway discloses your personal data to requesting third parties pursuant to legislation or regulations.

Information about you can be provided to the following partners/businesses:

1) Nordic Institute for Studies in Innovation, Research and Education (NIFU)
2) Other parties that pursuant to the Freedom of Information Act are entitled to access your personal data
3) Other government agencies with legal grounds to obtain your personal data
Partner institutions

1) Nordic Institute for Studies in Innovation, Research and Education (NIFU): 
In various contexts, UiT The Arctic University of Norway will transfer personal data about you to NIFU for research purposes. This personal data is related to your master’s degree (in some cases bachelor’s degree) and PhD degree.

2) Disclosure of personal data pursuant to the Freedom of Information Act:
In cases where UiT The Arctic University of Norway receives applications for access pursuant to the provisions of the Freedom of Information Act, the provisions of the Personal Data Act cannot be used to limit this right of access when such applications relate to personal data. Consequently, UiT The Arctic University of Norway grants access to personal data about you to parties other than those mentioned in this privacy policy.

3) Other government agencies with legal grounds to obtain personal data:
The Norwegian Labour and Welfare Administration (NAV), the Norwegian Directorate of Immigration (UDI), the Norwegian Military Service Centre and the Police have separate legal authority to obtain personal data. In connection with appeals, personal data will be transferred to the appeals body pursuant to the provisions of the Public Administration Act.

9) Security of your personal data
UiT The Arctic University of Norway regularly performs risk and vulnerability analyses to protect your personal data in FS. Furthermore, security measures have been implemented, such as access controls to prevent more employees than is necessary from having access to your personal data.

10) Your rights
Right of access
You have the right to receive information about how UiT The Arctic University of Norway processes your personal data. The purpose of this privacy policy is to provide you with the information you have the right to receive.

You also have the right to view/access all personal data registered about you at UiT The Arctic University of Norway. You also have the right to obtain a copy of the personal data about you.

Right to rectification
You have the right to have inaccurate personal data about you rectified. You also have the right to to have any incomplete personal data about you completed. If you believe we have registered inaccurate or incomplete personal data about you, please feel free to contact us. It is important that state the grounds and, if relevant, document why you believe the personal data registered is inaccurate or incomplete.

Right to restriction of processing
In certain circumstances, you may have the right to demand restriction of processing of your personal data. Restricting the processing of personal data means that your personal data will still be stored, but the opportunities for further processing are restricted.

If you believe that personal data about you is inaccurate or incomplete, or you have lodged a complaint against the processing of your data (read more about this below), you have the right to demand that the processing of your personal data be restricted temporarily. This means that processing will be restricted until we have rectified your personal data or assessed whether your complaint is justified.

In other circumstances, you may also demand a more permanent restriction on the processing of your personal data. To qualify for the right to restrict processing of your personal data, the conditions stipulated in the Personal Data Act and Article 18 of the GDPR must be met. If we receive a request from you to restrict processing of your personal data, we will assess whether the statutory conditions have been met.

Right to erasure
In certain circumstances, you have the right to demand that we erase your personal data. The right to erasure is not unconditional, and whether you have the right to erasure must be assessed in light of the current privacy legislation, i.e. the Personal Data Act and the GDPR. If you wish to have your personal data erased, please feel free to contact us. It is important that you state the grounds of why you wish to have your personal data erased and, if possible, specify which personal data you want erased. We will assess whether the statutory conditions for erasure have been met. Please note that the law allows for us to make exceptions to your right to erasure, e.g. this will be the case when we need to store the personal data to perform a task to comply with the provisions of the Act relating to universities and university colleges or archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes.

Right to object
You may have the right to object to processing, i.e. to protest against the processing, on grounds that you have a special need to stop the processing, e.g. if you have a need for protection or a secret address, etc. The right to object is not unconditional, and it is dependent on the legal basis for the processing, and on your specific circumstances. These conditions are outlined in Article 21 of the GDPR. If you object to the processing, we will assess whether the conditions for objecting have been met. If we find that you have the right to protest against the processing and that your objection is justified, we will stop the processing. Furthermore, you will have the right to demand erasure of the data. Please note that nevertheless the law allows for us to make exceptions to your right to erasure, e.g. when we need to store the personal data to perform a task to comply with the provisions of the Act relating to universities and university colleges or to safeguard important public interests.

Right to lodge a complaint against processing
If you believe we have not processed your personal data in a correct and lawful manner, or if you believe we have failed to protect your rights, you have the right to lodge a complaint against the processing. You will find the necessary contact details in point 12 below.

If we dismiss your complaint, you have the right to lodge a complaint with the Norwegian Data Protection Authority (DPA). The DPA is responsible for ensuring that, when processing personal data, Norwegian enterprises comply with the provisions of the Personal Data Act and the GDPR.

11) Contact details
Controller
UiT The Arctic University of Norway is the controller of personal data in the Common Student System (FS), cf. Article 4 no. 7 of GDPR.

If you wish to exercise your rights as outlined in point 11 above, you may contact us at ssa-system@hjelp.uit.no. We will process your request without undue delay and within 30 days at the latest.

Data protection officer
UiT The Arctic University of Norway has a data protection officer who is responsible for protecting the personal data interests of students and staff at UiT The Arctic University of Norway. You may contact the data protection officer for administrative processing of personal data at UiT The Arctic University of Norway by e-mail at: personvernombud@uit.no.

Service provider
Sikt is the service provider of FS. This means that Unit develops and manages FS and is responsible for the day-to-day operation of FS.

Contact details for Sikt.